Logo Protocolo y Etiqueta

Protocolo para reuniones efectivas.

Se debe buscar que la reunión sea eficaz y eficiente, para lo cual me permito dar a conocer algunos aspectos, reglas y procedimientos que deben ser cumplidos.

 

Diario El Meridiano de Sucre - elmeridianodesucre.com.co
Imagen Protocolo y Etiqueta
Imagen Protocolo y Etiqueta protocolo.org

En nuestra vida, de alguna manera y por diferentes motivos hemos conocido o tenido la experiencia de coordinar, preparar, asistir, conducir, hacer seguimiento o evaluar una reunión, y han sido diversos los conceptos formados sobre la forma como se dan las reuniones. Normalmente siempre tenemos la inquietud de cómo hacer para que las reunionessean efectivas, porque a veces en estas hay poca asistencia, se vuelven muy largas, aburridoras, la gente se sale antes de terminar, se habla mucho y no se concluye, salimos con la sensación de que hemos perdido el tiempo, perdemos la motivación para regresar o volver a asistir a otra reunión similar. Las reuniones se realizan en diversos escenarios y con diferentes objetivos en el campo laboral, personal, familiar, político, organizacional, etc.

Existen aspectos claves o estratégicos para planear, realizar, dirigir y evaluar las reuniones. Estas pueden tener diferentes finalidades dentro de las organizaciones, tales como: informar, convencer, tomar decisiones, obtener información, sensibilizar o motivar, resolver problemas o conflictos, etc. Se debe buscar que la reunión sea eficaz y eficiente, para lo cual me permito dar a conocer algunos aspectos, reglas y procedimientos que deben ser cumplidos como parte del protocolo para llevar a cabo reuniones efectivas:

1. Las reuniones deben tener un objetivo claro y conciso.

2. Definir y programar el lugar, fecha, horario de inicio y terminación de la sesión.

3. La citación o invitación debe realizarse con la debida anticipación, incluyendo el orden del día o agenda proyectada, anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la reunión.

4. Revisar y preparar con anticipación el apoyo logístico requerido.

5. Al iniciar la reunión, colocar a consideración y aprobación de los participantes el orden del día o agenda de trabajo, asignando el tiempo de duración para cada tema.

6. Según el tamaño, necesidad y tipo de reunión, asignar roles y responsabilidades: líder, moderador o facilitador, jefe de ceremonia, relator, secretario, oficial de orden, etc.

7. Dar a conocer las normas o reglas básicas a tenerse en cuenta para el desarrollo de la reunión.

8. Iniciar y terminar la reunión puntualmente, según la hora indicada. Evite que las reuniones se prolonguen demasiado. "Hágale honor a los cumplidos, evite recompensar a los que llegan tarde".

9. En el desarrollo de la reunión hay que motivar la participación, ser buen escucha, generar el debate y la toma de decisiones, respetar el uso de la palabra, evitar hablar al mismo tiempo que lo hace otra persona, centrar las intervenciones en los temas de la agenda y hacerlo en forma clara y concreta.

10. Monitorear y controlar el tiempo a medida que avanza el desarrollo de la reunión.

11. Utilizar adecuadamente las mociones parlamentarias.

12. Resumir conclusiones y tomar nota de los progresos conseguidos.

13. Asignar la responsabilidad de tareas y establecer fechas de ejecución.

14. Programar otra reunión, si fuera necesario.

15. Terminar la reunión a la hora prevista.

16. Realizar seguimiento.

Muchas veces cuando nos invitan a una reunión pensamos y/o escuchamos expresiones como estas: " de nuevo a perder el tiempo ", " tengo mucho trabajo o mucho que hacer y no puedo asistir porque nunca se termina a tiempo ", " en esas reuniones la gente discute mucho, y no concluyen nada ", " yo no voy a esa reunión, siempre es la misma vaina ". Recordemos que las reuniones son importantes, deben realizarse si realmente son necesarias, tienen un costo. Aprenda a utilizar el protocolo en forma adecuada para todos los aspectos propios de la programación y el buen desarrollo de la reunión, no olvide la importancia de evaluar y medir los resultados alcanzados que permitan retroalimentar el proceso para mejorar continuamente y hacer que cada día las reuniones sean más productivas y efectivas.

 

contentG Stats

¡Ayúdenos a mejorar!

¿Le ha parecido útil o interesante el artículo?

  • Nada
  • Poco
  • Algo
  • Bastante
  • Mucho
A 38 personas le ha parecido
Valoración 3.9
con una puntuación de 3.9 sobre 5

Su opinión es importante.

Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.

Contenido Relacionado

  • Personas charlando en una paua para el café -coffee break-.

    Una pausa para tomar un café Reglas de etiqueta para un coffee break Un coffee break no es más que una pausa en mitad de una jornada laboral , conferencia, seminario o reunión similar en la que se aprovechar para descansar y tomar algo: un café, un té,

  • Reunión de trabajo.

    Los buenos modales en las reuniones de negocios: reglas de cortesía y etiqueta Un buen negocio nace de una buena relación comercial. Los negocios se basan en relaciones . En las reuniones de trabajo hay que relacionarse con otras personas. En cualquier

  • El arte de negociar

    Arte y ciencia: negociación y ceremonial " La paz no es la eliminación de las diferencias sino simplemente el manejo constructivo de las mismas ". (William Ury, Profesor de Negociación, Harvard Law School). Tanto la negociación como el ceremonial son

  • Estatua Confucio

    Negociar en China: tres elementos importantes Antes de nada es preciso enumerar cuales son estos elementos para entender en los terrenos en los que nos estamos moviendo. Son tres los elementos a destacar: el primero son las condiciones socio-políticas

  • Negociar con China

    Conclusión. Elementos que afectan a la cultura de negocios en China A lo largo del texto se han desgranado los distintos elementos que afectan a la cultura de negocios en China . Esta cultura, está fuertemente vinculada a tres factores. En primer lugar,

  • Imagen Protocolo

    Para sumar mercados, no alcanza con una buena oferta; también hay que saber manejarse con soltura en ámbitos de costumbres muy diversas. Hacer ruido al tomar la sopa es de mala educación en los países occidentales, pero en algunos lugares de Asia, resulta

  • Negociar en China

    Las mejores prácticas para negociar en China Negociación y lógica Muchos de los problemas que afectan a los empresarios extranjeros en China parten de que existen multitud de aspectos y conceptos que se dan por supuestos y, especialmente, se supone que

  • Equipo negociador

    Negociación, protocolo y cultura La experiencia y preparación académica como agentes de protocolo , aportará los elementos necesarios que contribuirán al trazado de los pasos a seguir por el equipo negociador. Sobre esta base, ¿Qué recomendaciones deberíamos