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En los viajes de negocios es habitual tener que cumplir compromisos, no solo dentro del ámbito laboral, sino también dentro del ámbito social. Por ello es importante conocer algunos detalles generales a tener en cuenta.
1. La puntualidad debe ser una norma a seguir para cualquier cita o encuentro que tenga programado, bien sea de carácter laboral (una cita de negocios) o social (una invitación para cenar).
2. En el primer encuentro es indispensable proceder a las presentaciones y los saludos. Un apretón de manos, seguido de su nombre y apellido será suficiente para identificarse ante sus anfitriones o cualquier otro invitado, colega, etc. Es bueno acompañar el apretón de manos de una sonrisa y sin perder el contacto visual con la persona a la que está saludando.
En Venezuela es habitual utilizar el título académico o profesional antepuesto a su apellido. No debe utilizar el nombre de pila o nombre propio hasta que no le inviten a ello. Y por supuesto tampoco debe tutear a las personas que no conoce o que no le han dado permiso para ello.
3. Si le ofrecen una taza de café o de cualquier otra cosa, procure no rechazarla. Es una muestra de hospitalidad que los venezolanos tienen con sus invitados.
4. Tanto al llegar como al abandonar una oficina, un recinto o una sala, debe saludar al entrar (buenos días, buenas tardes, etc.) y despedirse al marchar. Si tiene que salir de forma urgente de una reunión o fiesta, debe dar una pequeña justificación (creíble) pero no tiene por qué dar explicaciones.
5. Si lleva un regalo a sus anfitriones éste debe ser discreto y de un coste moderado. Las flores, dulces y chocolates o las botellas de vino o licor, son un estupendo regalo para quedar bien. Nada de regalos ostentosos o llamativos que puedan molestar a sus anfitriones. De igual manera, si hace un obsequio de empresa, el regalo deberá ser acorde a las circunstancias. Nada de regalos muy personales. A diferencia de las culturas orientales, los regalos se suelen abrir en el mismo momento en el que se entregan.
Los regalos deben llevar una tarjeta manuscrita por parte de la persona que hace este obsequio sobre la que debe escribir algunas palabras de cortesía, sobre todo, cuando los regalos no se entregan en mano sino que se envían por cualquier otro medio.
6. Aunque la puntualidad es importante, hay algunos autores que remarcan, que llegar a tiempo o un poco antes de la hora prevista denota ansiedad e impaciencia, y por eso recomiendan llegar diez o quince minutos tarde sobre la hora señalada para fiestas y otros compromisos sociales.
7. El vestuario debe ser adecuado al momento. Para el trabajo formal y de corte clásico. Para el ámbito social habrá que atenerse a la etiqueta exigida. Si no se indica nada al respecto, deberá tener que valorar varios factores, antes de elegir el vestuario: época del año, horario, lugar, motivo de la celebración, etc.
8. Tanto en reuniones sociales como laborales, debe utilizar un tono de voz moderado, sin gritar ni levantar la voz. Los gestos deben ser, también, moderados, sin hacer aspavientos o movimientos exagerados.
