24. Protocolo a seguir en las ceremonias de grado.

4.3. Protocolo a seguir en las ceremonias de grado.

Entre las consideraciones que se tienen en cuenta para estas ceremonias están las que a continuación resaltamos:

- Mesa principal vestida: se dispone sobre una tarima, vestida con el máximo protocolo y con los puestos de la presidencia institucional desde Presidente del Consejo Directivo y Rector, incluyendo el Vicerrector Académico, la Vicerrectora Administrativa y Financiera, los Decanos, la Secretaria Académica y la Directora de Bienestar Universitario. Guarda las precedencias mencionadas en el punto 3.1. Teniendo en cuenta que es el máximo evento académico institucional, se considera como excepción que sea presidido por más de 5 personas, ubicadas todas en mesa principal. En las ceremonias de especializaciones esta mesa principal está puede estar presidida por los decanos de las divisiones que otorguen títulos en cada caso.

- Mesas para entrega de diplomas: se ubican a lado y lado de la tarima central. Para la entrega de diplomas, se ubican de pie tras de ellas el decano de la división académica y el coordinador de programa de cada caso. Están dispuestas sobre unas tarimas pequeñas que cuentan con rampa para subir y bajar a recibir los diplomas. En las ceremonias de especializaciones generalmente se dispone una sola mesa de diplomas.

- Mesa de reconocimientos de Excelencia Académica: se ubica en frente de la tarima central, en ella se disponen las medallas y reconocimientos que se le entregarán a los graduandos de excelencia en la primera parte del evento.

- Ubicación de coordinadores de programa y directores de oficinas de apoyo: para su ubicación se disponen dos zonas de sillas, una a cada lado de la tarima central. En las ceremonias de especializaciones se asigna una zona para esta ubicación.

- Atril principal: se ubica sobre la tarima en donde está la mesa principal, al lado derecho de esta y se destina a las intervenciones del Rector, el orador invitado, la lectura del primer diploma por parte de un decano y el acta de grado del día por parte de la Secretaria Académica. Revisar el punto 3.5 en lo referente a disposición del atril para la guía de uso del mismo. En las ceremonias de especializaciones el uso del atril principal se da por parte del Decano y la Secretaria Académica.

- Atriles de los presentadores: son dos y se disponen a lado y lado de la tarima central, en los cuales se ubican hombre y mujer como presentadores paralelos de las ceremonias de grado. Revisar el punto 3.5 en lo referente a disposición del atril para la guía de uso del mismo. En las ceremonias de especializaciones, por la disposición logística y el espacio del evento, se requiere de un solo atril para los presentadores.

- Banderas: se dispone la de Uninorte detrás del atril principal y las territoriales con su precedencia en juegos iguales detrás de los atriles de los presentadores. Ver punto 1.2.

- Himnos: se programan el de Colombia para abrir el acto y el de Uninorte como cierre de la ceremonia, interpretados por el Coro Institucional para el caso de la ceremonia pública general y en versión audiovisual para las demás.

- Flores al pie de la mesa principal no sobre la misma: ver punto 3.1.16 en lo referente a flores.

- Habladores de mesa principal: ver punto 3.1.11 en lo referente a habladores de mesa principal.

- Pantalla gigante: se disponen pantallas para la proyección de los himnos y para la presentación en vivo de las tomas de la ceremonia, con el seguimiento de video que hace el Centro de Producción Audiovisual.

- Agua para los miembros de la mesa principal y presentadores, en los tres atriles cuando sea pertinente. Dispuesta con sus copas de vidrio.

- Presentadores: sugeridos y entrenados por la Dirección de Comunicaciones, se trabaja con un grupo de cuatro (4) presentadores, dos parejas que se alternan la lectura del libreto para hacer más amena la guía del evento y permitir a los asistentes mantener una atención permanente sobre el mismo. Ver punto 3.1.18 En las ceremonias de especializaciones se trabaja generalmente con un solo presentador y cuando el número de graduandos supera los 200, cuando se cuenta con dos presentadores quienes se alternan la lectura del libreto.

- Libreto de los presentadores y las precedencias inclusive: para la ceremonia pública se tiene un modelo definido de libreto que cuenta con varias revisiones, incluyendo la cuidadosa corrección de estilo. En él están marcados por colores las intervenciones por presentadores y segmentado para su correcta lectura. Incluye el orden del día y la lectura de todos los graduandos, además de los anuncios especiales a que hubiere lugar. Ver punto 3.1.9 en lo referente a libreto y precedencias. Los libretos de las ceremonias de Salud y especializaciones se basan en el libreto guía pero se elaboran para un solo presentador.

- Staff guía y acomodación: se cuenta con un grupo de personas idóneas que apoyan la labor de recepción desde las porterías de la Universidad, hasta el ingreso mismo al recinto de la ceremonia. Ya en el recinto, los graduandos son guiados a sus lugares de ubicación, marcados estratégicamente con un número previamente asignado y registrado en las tarjetas de invitación de cada graduando; los graduandos van en puestos especiales y ubicados de tal manera que su salida para recibir su diploma y su regreso sea fácil y diligente. Los asistentes e invitados especiales son guiados también a sus lugares en graderías dispuestas para ello.

- Entrega de diplomas: los graduandos van pasando al frente para recibir su diploma de manos de los decanos de división y los coordinadores de programa, en una mesa dispuesta para ello. En la ceremonia pública los presentadores llaman paralelamente dos programas a la vez y por programa, los graduandos se dirigen a su respectiva mesa. Esta es una labor muy cuidada y coordinada y no representa contratiempos, mientras que agiliza la ceremonia dándole mayor dinamismo. En las ceremonias de Salud y especializaciones se llama a los graduandos uno seguido del otro por un programa académico a la vez.