04. Organizar un acto. Reuniones preparatorias.
En primer lugar deberemos mantener una reunión con nuestro superior jerárquico para conocer cuál es el objetivo del acto y el presupuesto con que contamos para ejecutarlo.
Organizar un acto. Reuniones preparatorias.
En primer lugar deberemos mantener una reunión con nuestro superior jerárquico para conocer cuál es el objetivo del acto y el presupuesto con que contamos para ejecutarlo. Una vez conocido los fines que perseguimos en cada Acto tendremos todos los elementos que necesitamos: tipo de invitación, a quien va dirigido el acto y por lo tanto los diferentes sectores sociales a los que deberemos cursar la invitación, el ceremonial a desarrollar, los elementos decorativos, la simbología, etc.
Posteriormente mantendremos una segunda reunión con todos los agentes tanto internos como externos que van a intervenir en nuestros Acto. Ya sean los propios protagonistas del Acto (Premiados, Homenajeados, Doctorandos, Posesionarios, Empresarios), es decir, todos aquellos que van a intervenir de forma directa en algún momento de nuestros Acto. Esta reunión de vital importancia va a transmitir seguridad, compromiso y protagonismo a todos los que van a intervenir en el mismo.
No hay que olvidar a todo el personal implicado en el Acto que estamos planificando: los técnicos informáticos, técnicos de sonido, personal de seguridad, auxiliares de servicio y miembros de nuestro equipo para repartir las funciones. Es importante mantener reuniones para intercambiar puntos de vista y realizar una puesta en común, su número estará marcado en función de la naturaleza y complejidad del Acto. Es indudable que un acto bien estudiado y preparado tiene muchas posibilidades de éxito. Para ello es necesario designar un equipo de personas que vele en todo momento por el cumplimiento de lo previsto, ya que una sola persona es imposible que coordine cada uno de los movimientos programados y asesore a los protagonistas del Acto.
Los días anteriores al Acto será necesario realizar diferentes ensayos repartidos con los distintos tipos de protagonistas para culminar con un ensayo general y así comprobar que todo está a punto. Es necesario ensayar con las personas y realizar una puesta a punto con los elementos que se van a utilizar (sonido, luces, medios informáticos).
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
En todos los actos organizados por la institución universitaria se establecerá la posición de la presidencia, que ocupará un espacio diferente al resto de invitados. -
Regalo publicitario en el que el logotipo o marca ocupa un tamaño pequeño y en un lugar discreto. -
La intención es analizar el uso del traje académico por las universidades y tratar de consensuar una propuesta de color para cada una de las titulaciones. -
29. Presidencias en los Actos Académicos. Congresos, Jornadas, Foros, Inauguraciones de Edificios...
Por lo general en este tipo de actos hablamos de una presidencia estática, es decir aquella que está ubicada en un salón y se mantiene fija durante todo el desarrollo del Acto. -
La impresión que recibe un invitado que visita la Universidad influye claramente en la imagen global de la propia institución. -
Los tipos de mesa y los sistemas de presidencia. -
Diseño de invitaciones y diplomas. Supervisión de discursos. Atención a los invitados de honor. -
Tratamientos debidos a las distintas autoridades universitarias. -
Tratamientos debidos a los distintos miembros de las Fuerzas Armadas. -
La distribución de los puestos de las demás autoridades se hará según las precedencias que regula el Real Decreto 2099/1983.
-
El traje académico es posiblemente uno de los símbolos más consolidados del protocolo universitario. -
Las visitas institucionales son aquellas realizadas por distinguidas autoridades y personalidades con motivo de una invitación previa para acudir a algún acto promovido por la Institución.