Negociación, protocolo y cultura II

Negociación, protocolo y cultura

La experiencia y preparación académica como agentes de protocolo, aportará los elementos necesarios que contribuirán al trazado de los pasos a seguir por el equipo negociador. Sobre esta base, ¿Qué recomendaciones deberíamos dar al líder del equipo de negociación en el caso de tener que llevar a cabo una negociación fuera de casa? Le será de gran utilidad contar con los Papeles de Trabajo elaborados por el equipo de respaldo de protocolo para proceder a incorporarlos a su estrategia o refinarlos conforme a sus propios objetivos.

Por ejemplo:

1. Cuándo.

2. Dónde.

3. Quiénes: conocer jerarquías.

4. Cuántos.

5. Sexos.

6. Inteligencia de información: recopilación de datos.

7. Acciones a realizar: llegada y partida.

8. Qué se deberá tener en cuenta en el caso de ser negociador local.

9. Preparar escenarios alternativos.

10. Elaborar distintos tipos de mesas.

11. Asesorar sobre la correcta ubicación de delegaciones.

12. Cómo recibir y presentar.

El equipo de respaldo y el equipo negociador deberán trabajar conjuntamente en estos aspectos, de tal modo de alcanzar una sinergia que le permita el lograr las metas deseadas con los más altos estándares de calidad y éxito.

Check list : Aspectos a estudiar para la negociación con personas de otras culturas:

1. Forma de trabajar (orientación hacia la tarea o interacción social).

2. Tiempo y espacio.

3. Idioma y pensamiento (contexto).

4. Forma de administración (management).

5. Relación grupo - individuo.

6. Rituales.

7. Importancia de clase social y status.

8. Valores.

9. Climatología: relacionada con la vestimenta (por ejemplo, demasiado calor con ropa pesada = incomodidad para negociar).

10. Jet-lag: cambios de usos horarios superiores a 4 horas precisan un día para aclimatarse.

11. Horario de las reuniones: si la primera reunión será en lunes, llegar el sábado anterior.

12. Cultura del anfitrión: conocimiento previo de los usos y costumbres "fuera de la mesa de negociación". Tener en cuenta: gestión del tiempo, imagen personal y etiqueta, formas de saludarse y tratamientos en relación con los sexos.

13. Pasajes, pasaportes y visas.

14. Tipo de cambio.

15. Medios de comunicación.

16. Hotel elegido: cuidado con el lujo desmedido.

17. Lugar de reuniones: neutral.

18. Conocimiento previo de fumadores y no fumadores (espacios para fumar, pausas).

19. Prever la agenda en función de las fechas, feriados y días festivos por religión.

20. Necesidad de traducción: ideal que sea miembro del propio equipo.

21. Si no lo es: procurar que sea especialista en negociación; al hablar mirar al interlocutor no al traductor; el intérprete se sienta detrás no a la mesa: no expresar en público el desagrado con el intérprete: debe estar presente en los actos sociales.

22. Obsequios, estudiar atentamente la cultura al respecto para que no se confunda una "atención" con "soborno". Tener en cuenta la reciprocidad en cuanto a los obsequios.

23. Tarjetas de presentación de doble cara con traducción al reverso.

Como corolario apunto a continuación las palabras del prólogo escrito por Don Sabino Fernández Campo (ex Jefe de la Casa Real española) al libro "Negociando con príncipes":

"Es conveniente no moverse en la vida, en el puesto que se ocupa o en la misión que se nos encomienda, pensando únicamente en complacer sin objeciones ni reservas a aquel de quien dependemos, buscando la aprobación momentánea o los plácemes inmediatos, sin pensar en las consecuencias finales de un mal consejo o de una actuación desafortunada.

Los asesoramientos suelen ser aceptados con tanta o mayor complacencia, cuanto más coincidentes son con la manera de pensar y los propósitos de actuar, por caprichosos y erróneos que sean de la persona a quienes se proporcionan."

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