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Recursos para la organización de actos

Los organizadores de los actos deben definir las distintas necesidades en cuanto a los recursos necesarios para que todo salga bien

 

Universidad Tecnológica de Pereira - Facultad de Ingeniería Industrial

Sala de reuniones
Recursos y actos. Sala de reuniones

 

Organización de actos: definir recursos y asignar responsabilidades

Recursos humanos

Definir qué se necesita y quién es el responsable de cada cosa.

- Coordinador general de la actividad.

- Maestro de Ceremonia: Conductor del acto.

- Presentador (Se encarga de poner en contacto a los participante del evento con el público).

- Invitados.

- Conferencistas.

- Oradores.

- Sonidista.

- Monitores (Apoyar tareas asignadas, recibir, atender y despedir invitados).

- Seguridad: 1. Brigada de emergencia. 2. Vigilancia.

- Medios de comunicación (Radio, prensa y televisión): Difusión del evento, etc.

- Auditorios: encargados de la adecuación del auditorio: Iluminación, proyección, equipos audiovisuales, cumplimiento de las normas de seguridad dentro del recinto, apoyo personal de evento en lo relacionado a ingreso de personas al auditorio, manejo de equipos, etcétera.

- Mantenimiento (Traslado equipos, apoyo adecuación sitios asignados para el evento, etc.).

- Servicios Generales (Aseo sitios adecuados para el evento, baños públicos, manejo greca - café, etc.).

- Conductores (Traslado personal del evento, invitados, etc.).

- Acto social (Personal encargado del refrigerio, almuerzo, cóctel, etc.).

Recursos materiales

- Banderas.

- Astas.

- Atril.

- Escudo institucional.

- Pendones.

- Mesas (Honor, recepción, acto social).

- Saludo protocolario (Máxima autoridad).

- Video institucional.

- Himnos.

- Sillas.

- Manteles.

- Faldones.

- Portanombres.

- Flores.

- Copas de vidrio.

- Agua.

- Reservados.

- Bebidas y alimentos.

- Equipos de apoyo audiovisual.

- Tarjetas de invitación.

- Guión (Programa escrito de la actividad).

- Hoja de vida de conferencistas.

- Formato de control (Objetivo de la actividad, quiénes participan y con qué tareas).

- Formato lista de invitados.

- Formato de asistencia.

- Plegables.

- Certificados participación.

- Papelería (Lapiceros, lápices, resma de papel, hojas, carpetas, marcadores, resaltadores, marcadores borrarles y permanentes, cosedora, ganchos, cintas, pegas tic, chinches, alfileres, cartulina, bandas de caucho, nylon, piola, martillo, puntillas, escarapelas, tijeras, trapo, Cds., Disquetes.

- Paraguas.

- Carpas.

- Cámara fotográfica.

Recursos físicos

- Se debe elegir el lugar según las necesidades del acto público y el número de personas invitadas. Tener muy claro que todo lo que esté ahí tenga una razón justificada.

- Espacios para otras actividades dentro del evento (Inscripción, acto social, reuniones conexas, etc.).

- Sala VIP.

- Parqueaderos.

- Bodega.

- Baños públicos.

Otros recursos

- Hotel Invitados especiales.

- Transporte.

- Tiquetes aéreos invitados especiales.

 

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