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Etiqueta en el correo electrónico.

Un correo electrónico (e-mail) no deja de ser una carta, similar a cualquier otra, en la que solo cambia el medio por el que se envía.

 

Buzón con sobres.
Correo. Buzón con sobres.

El correo electrónico (e-mail) y las buenas prácticas.

A la hora de escribir un correo electrónico hay que fijarse en algunos aspectos importantes para que la comunicación sea lo más eficaz y eficiente posible. En muchas ocasiones se descuidan detalles importantes, que hacen que el correo no cumpla los objetivos marcados. Un correo electrónico no deja de ser una carta, similar a cualquier otra, en la que solo cambia el medio por el que se envía. No hay que darle menos importancia, ni tampoco más, si no la misma que a cualquier otro comunicado.

Alguno de los puntos importantes a tener en cuenta a la hora de enviar un correo electrónico son:

1. Asegurarse bien de la dirección a la que desea enviar el correo. Hay tantos dominios registrados que el cambio de una sola letra puede hacer que el mensaje llegue a la persona equivocada. O bien que el mensaje llegue a la empresa pero al departamento o persona equivocada. Es mucho más elegante escribir el nombre de la persona a la que escribe antes de su dirección de correo. Por ejemplo: Javier Mateus, jmateus@nombrededominio.com.

2. Envíe solo lo que le quiere transmitir, sobre lo que quiere informar o bien lo que le hayan pedido. No debe aprovecharse la gratuidad del sistema de envío para mandar documentos o archivos adjuntos innecesarios, generando más tráfico en la red y haciendo perder el tiempo a la persona que recibe el correo.

3. No se olvide rellenar el asunto (subject) del mensaje. Eso le da una idea clara y resumida del contenido del correo al destinatario.

4. Escriba un saludo, un cuerpo y una despedida, como haría en una carta tradicional. No tiene porqué utilizar fórmulas distintas para este tipo de mensajes. Ni más ceremoniosas ni más familiares, salvo que escriba a un amigo íntimo o persona allegada, y utilice algún tipo de redacción más cercana.

5. No utilice las direcciones de correo electrónico de otras personas para enviar correo o archivos no solicitados (podría ser considerado SPAM). La privacidad del correo debe ser respetada. Tampoco ceda o entregue las direcciones de correo a otras personas, salvo que el propio interesado lo autorice.

6. Redacte de forma breve, clara, correcta (sin faltas de ortografía) y no escriba todo el texto en letras mayúsculas. Tampoco debe utilizar muchos tipos de fuentes distintos en una misma carta, usar muchos colores o colocar los famosos smiles -emoticones- o dibujitos similares.

Iconos teléfono móvil-celular.
Mail. Iconos teléfono móvil-celular.

7. Si envía un correo electrónico a varias personas al mismo tiempo, utilice el campo de la copia ciega (bcc) para evitar que los demás destinatarios del mensaje conozcan las direcciones de las otras personas.

8. Firmar. No envíe mensajes de forma anónima o incompletos. Debe indicar al menos su nombre al pie del texto. Si quiere puede incorporar algún otro dato adicional como su dirección, su teléfono, su página web,. etc.

9. Si ha mantenido algún otro mensaje con el destinatario del mismo, puede dejar el texto anterior debajo del que usted escriba para recordar detalles o puntos importantes o de interés sobre los que están tratando.

10. El correo se debe responder con la mayor celeridad posible tal y como se hace con el correo tradicional en función de la urgencia del escrito.

 

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