17. Conferencias. I.
Una conferencia es la reunión de personas interesadas en los temas a desarrollar.
4.2 Conferencias.
Como manifestamos anteriormente una conferencia es la reunión de personas interesadas en los temas a desarrollar. Está orientada a proporcionar información o contenidos teóricos sobre un tema previamente definido, en ella participan destacadas personalidades de la especialidad, invitadas para este fin, pueden ser uno o varios expositores.
En este tipo de actos será responsabilidad de los organizadores:
- Revisión y selección de los invitados (los cuales guardarán relación al tema de la conferencia).
- Coordinar con Dirección Financiera el presupuesto disponible para la realización de este acto.
- Selección del lugar donde se va a realizar el evento, sea propio o alquilado el cual debe estar diseñado o adecuado de acuerdo a la conferencia.
- Revisión y adquisición de los requerimientos básicos: audio, proyector, retroproyector, laptop, infocus, podio, banner de la Institución, banderas, etc. verificando su buen funcionamiento.
- Contratación de maestro de ceremonias, encargado del audio y attachés que atienden la ubicación de los invitados al acto.
- Envío de invitaciones, las cuales deberán llegar con 20 a 25 días de anticipación al evento.
- Confirmación de los asistentes al evento.
- Selección y reservación de los puestos que ocuparán los invitados especiales.
La Mesa Directiva.
Para definir quiénes van a formar la mesa directiva, es necesario tener la confirmación de los invitados al evento y por lo tanto el número de personas que la integran.
Se debe recordar que quién la preside, es la autoridad máxima de una Institución. En caso de no asistir, lo reemplazará el siguiente en orden de precedencia. No debemos olvidar que el conferencista tiene un orden relevante.
Se debe tener presente que el conferencista suele tener preparada una proyección, por lo cual los integrantes de la mesa directiva como norma de cortesía deberán bajar y sentarse en la primera fila. Por ello es necesario, que previamente esté reservada de acuerdo al número de personas que están sentadas presidiendo el evento.
Se recomienda que la mesa directiva transite en dirección contraria al podio para no impedir el paso del conferencista.
- Conferencias. I.
- Conferencias. II.
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