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Eventos universitarios: planificación y organización
Para la ejecución de un evento, previamente deberá tomarse en cuenta la fecha y hora de su realización, considerando los siguientes factores:
1. Planificar en un plazo prudente, que permita cumplir con los procesos establecidos (1 mes mínimo, dependiendo de la complejidad del evento).
1. Duplicidad de actividades en la misma fecha, o en fechas próximas.
3. La reserva oportuna de los espacios físicos, estacionamientos, equipamientos y dependencias a utilizar.
4. Consulta de disponibilidad de tiempo de la autoridad invitada, ya sea esta externa o interna, particularmente si se desea que haga uso de la palabra.
5. Verificar la agenda de la autoridad máxima de la Universidad, Rector o Vicerrectores, cuya concurrencia se estime sea obligatoria, necesaria o conveniente.
Una vez fijada la fecha, lugar y hora, se constituirá un comité organizador transitorio, integrado como mínimo por un representante de la unidad involucrada y el encargado de la unidad de organización y producción de eventos, a quienes les corresponderán las siguientes responsabilidades:
1. Determinar el listado de invitados.
2. Realizar visita al lugar del evento, cuando sea necesario (esto con el fin de ver detalles y mejoras a realizar en el lugar).
3. Enviar propósito de la invitación a la autoridad invitada, especificando si se desea que haga uso de la palabra y de ser así, sugerir la temática a tratar.
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4. En caso de invitar a autoridades de gobierno (Presidente de la República, Ministros, Senadores, Diputados, etc.) la invitación deberá ser suscrita por el Rector.
5. Las invitaciones deberán ser cuidadosamente redactadas, y con el adecuado uso de la marca corporativa, donde se indique teléfono, correo electrónico para confirmación de asistencia. Antes, se sugiere que sean previamente visadas por la Dirección de Comunicaciones Estratégicas.
6. El tiempo de envío de una invitación será de 15 días hábiles como mínimo, la que estará a cargo de la unidad organizadora, así como la elaboración de sobres y etiquetas, además del ensobrado y franqueo (si corresponde).
7. Determinar los requerimientos:
- Equipamiento de medios tecnológicos (Verificar el adecuado funcionamiento).
- Número artístico.
- Arreglo floral.
- Agua (sin gas).
- Personal de apoyo para proyección. (Prueba un día antes del evento).
- Personal de protocolo.
8. Informar a la unidad de Prensa al menos 5 días previos al evento. Definir si habrá filmación del evento.
9. Verificar si habrá material de difusión y diseño de invitaciones para contactar a la Unidad de Imagen Corporativa.
10. Determinar si es necesario confirmación de invitados y protocolo.
11. Contactar, si se requiere, personal de apoyo para confirmar asistencia y/o atender la recepción y ubicación de los invitados.
12. Responsable del libreto.
13. Considerar maestro de ceremonia.
14. Preparación del vocativo para autoridades.
15. Requerimientos finales: agua, banderas, Pendones, ornamentación del lugar.
16. Decidir necesidad de contratar personal de apoyo.
17. Determinar la realización de recepción (comida, café, cóctel, vino de honor o banquete), y si es requerido, definir el lugar, banquetero y espacios que utilizará el contratado.
18. Preparar una minuta informativa para socializarla con las autoridades respectivas.
