Tarjeta de invitación. Correspondencia protocolar

Redacción y envío de tarjetas de invitación

La invitación es una comunicación formal, impresa en cartulina, y establece un compromiso entre invitante e invitado.

Al remitirse una invitación a una actividad oficial de la Universidad, se deberán guardar las siguientes formalidades:

A. La invitación a un acto o ceremonia debe formalizarse a través de una tarjeta o nota protocolar.

B. La redacción debe realizarse en tercera persona.

C. El tiempo de despacho previo de una invitación es de siete (7) días hábiles, como mínimo, y quince (15) días, como máximo.

Si entre los invitados se encuentran autoridades nacionales como el Presidente de la República, Presidentes del Senado y de la Cámara de Diputados, ex Presidentes de la República, Nuncio Apostólico, Cardenales, Obispos, Embajadores Extranjeros, Ministros de Estado, autoridades nacionales con rango de Ministro, Comandantes en Jefe de las Fuerzas Armadas y de Orden, las invita ciones deberán ser cursadas con treinta (30) días de antelación y suscritas por el Rector.

D. Si entre los invitados se encuentran autoridades regionales como el Intendente Regional, diputado/s y senador/s de la zona, Presidente de la Corte de Apelaciones, Obispo/s, Gobernador/es, Intendente/s, y representantes de las Fuerzas Armadas y de Orden, las invitaciones serán cursadas por el Rector y deberán remitirse con veinte (20) días de antelación.

E. La invitación debe hacerse imprimir, considerando el manual gráfico de la Universidad, indicando claramente el propósito de la misma, lugar, hora y demás pormenores que sean del caso.

F. Si la invitación es personalizada (recomendable) debe indicarse nombre/s y apellido/s y cargo del invitante, unidad y/o institución, nombre/s y apellido/s del invitado.

G. Si la invitación es genérica el invitado debe ser tratado de usted, sin abreviación (Ud.)

H. Toda invitación -sea tarjeta o nota protocolar- debe redactarse en tercera persona.

I. Las invitaciones por tarjeta se inician con el cargo del invitante seguido del nombre/s y apellido/s. Esto para evitar la firma, de lo contrario exige que se firmen.

J. Todas las invitaciones deben ser previamente enviadas a Relaciones Públicas, la que recomendará cambios en su redacción o presentación, si no se cumplen las normas protocolares corporativas.

K. La respuesta a toda invitación que la solicite debe darse dentro del término de cuarenta y ocho (48) horas o inmediatamente, cuando fuese el caso de premura de tiempo, evitando posteriormente modificar esa respuesta, para no causar molestias al invitante.

L. En caso de un imprevisto que impida la asistencia ya confirmada de un directivo o jefe de unidad, debe dar cuenta a los organizadores, para evitar su inclusión en el protocolo.

Las partes que constituyen una invitación son:

- Nombre/s, apellido/s, cargo del que invita y denominación de la institución.

- Nombre/s y apellido/s del invitado/a manuscrito si es personalizada.

- Invitación (a qué).

- Motivo (sólo en algunos casos).

- Fecha del acto (día, mes).

- Hora de inicio y término según sea el caso.

- Lugar (dirección).

- Fecha de emisión (la que incluye ciudad, mes y año, omitiendo el día).

Se deben recordar los siguientes aspectos sobre las invitaciones:

- La jerarquía del invitado determinara el modo de formular la invitación.

- Si la invitación se refiere a un acto relacionado con el honor de una persona, se debe anotar, manuscrito, el motivo en la parte superior de la tarjeta.

- En la parte inferior izquierda se pondrá la fórmula S.R.C. (se ruega confrmación), debe darse en el término de cuarenta y ocho (48) horas o inmediatamente si la fecha está muy próxima, evitando modificar posteriormente esas respuestas para no causar dificultades al invitante.

- Cuando la invitación se ha formulado, personal o telefónicamente, se debe enviar igual la tarjeta con una nota manuscrita en la parte inferior de la misma ( Para Recordar, P.M. ) cuidando de tachar con una línea a tinta la mención que solicita respuesta (S.R.C o R.S.V.P. ).

- Actualmente con del amplio desarrollo de la tecnología se recomienda enviar la invitación también por e-mail -correo electrónico- para reforzar la entrega y solicitando una confrmación de recibido, nos aseguraremos de que la invitación llegó sin dudas.