Comunicación. Correspondencia protocolar

Protocolo y correspondencia universitaria

La correspondencia protocolar es una comunicación formal que varía de acuerdo su objetivo principal.

A continuación se indicarán las más comunes:

- Nota Protocolar. Es una comunicación formal, tipo carta, que se usa para invitar y establecer un compromiso entre invitante e invitado. Se utiliza, además, para enviar felicitaciones por efemérides o aniversarios institucionales, nombramientos, ascensos, distinciones, y para expresar una condolencia.

- Esquela. Es un tipo de carta menos formal y se emplea, en particular, para agradecer atenciones recibidas, aceptar una invitación o excusarse por no poder asistir a ella, enviar felicitaciones por efemérides o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y para expresar una condolencia.

- Felicitaciones. Comunicación protocolar por medio de la cual se congratula a una persona. Se formaliza a través de una tarjeta, nota protocolar o esquelas y, entre las más usuales, están aquellas que felicitan por nombramientos, ascensos, cumpleaños, efemérides y aniversarios institucionales.

- Tarjeta de invitación. Es una comunicación formal que establece un compromiso entre invitante e invitado. Al enviarse una invitación a una actividad oficial de la Universidad de Los Lagos, se deberán seguir las siguientes formalidades:

a. La invitación a un acto o ceremonia debe formalizarse a través de una tarjeta.

b. La redacción debe realizarse en tercera persona.

c. El tiempo de despacho previo de una invitación es de 10 días hábiles como mínimo. Si entre los invitados se encuentran autoridades nacionales como el Presidente de la República, Presidentes del Senado y de la Cámara de Diputados, ex Presidentes de la República, Obispos, Embajadores Extranjeros, Ministros de Estado, autoridades nacionales con rango de Ministro, Comandante en Jefe de las Fuerzas Armadas y de Orden, Rectores, las invitaciones deberán ser cursadas con 30 días de antelación y suscritas por el Rector.

d. Las invitaciones por tarjeta no deben firmarse.

e. Si la invitación es personalizada (recomendable), deben indicarse nombre y cargo del invitante y cargo, unidad y/o institución, nombre y apellido del invitado.

f. Si la invitación es genérica el invitado debe ser tratado de "Usted".

g. La respuesta a toda invitación que la solicite debe darse dentro del término de 48 horas o, inmediatamente, cuando fuese el caso de premura de tiempo, Evitando, posteriormente, modificar esa respuesta, para no causar molestias al invitante.

h. Todas la invitaciones deben ser previamente conocidas por la Dirección de Comunicaciones Estratégicas, la que recomendará cambios en su redacción o presentación, si no se cumplen las normas protocolares de la Universidad.

i. En caso de un imprevisto que impida la asistencia ya confirmada del Equipo Directivo, Director de Departamento y Jefe de Carrera, debe comunicar a los organizadores, para evitar su inclusión en el protocolo.

j. Al recepcionar una invitación interna o externa, se debe confirmar la asistencia en un tiempo prudente. Suele darse el mal hábito de no confirmar.

k. En algunas cosas, la invitación interna o externa, se debe confirmar la asistencia en un tiempo prudente. Suele darse el mal hábito de no confirmar.