Servicio de Protocolo. Esquema general y funciones.

Cualquier Organismo, Entidad o Empresa, de una cierta magnitud, debería contar con un servicio de protocolo para atender sus necesidades en cuanto a la organización y desarrollo de actividades, eventos y cualquier otro tipo de encuentro.

Un esquema básico para un departamento de este tipo podría ser similar a este, que ahora proponemos: Dirección General de Protocolo, del que dependen los siguientes grupos: Asesores de Protocolo, Administrativos, Personal Auxiliar, Relaciones Públicas y Secretaría.

La Dirección General de Protocolo será la encargada de organizar la celebración y buen desarrollo de cualquier acto que se de en su empresa/organización, y cuenta con la inestimable ayuda de los asesores de protocolo, que pueden hacerse cargo de una determinada fase del acto, compartiendo responsabilidades con la Dirección de Protocolo.

Los administrativos, serán encargados de la parte "numérica" en la organización de eventos (cuestiones económicas, presupuestos, etc.), así como de los trámites meramente administrativos y de papeleo. Algunas de estas tareas pueden ser compartidas con la Secretaría de Protocolo (quien se suele encargar de trámites más especializados, coordinación de equipos y grupos de trabajo, contactos generales con Organismos y/o Empresas, etc.)

El personal auxiliar, es aquel que no siendo fijo en la plantilla (al menos no suelen contar con este tipo de personal en plantilla muchos Organismos y Empresas) suele ser necesario en determinado tipo de actos o encuentros. Traductores, azafatas, asesores técnicos en determinadas especialidades, etc.

El departamento de Relaciones Públicas se encarga de crear un clima agradable y comunicativo entre los asistentes a un acto, así como de las relaciones con la prensa y otros medios de comunicación. En cualquier acto son un nexo o lazo de unión entre los asistentes, cuidando de su "comodidad" durante el desarrollo del evento.

La Dirección General de Protocolo, y en su caso los asesores, deberán contar en todo momento con información completa y actualizada sobre autoridades y personalidades relevantes de todos los ámbitos (cultura, empresa, iglesia, etc.). Para ello, al igual que para otras actividades en el mundo de la empresa, es bueno contar con ficheros o bases de datos, fácilmente actualizables sobre autoridades del Estado, de las Comunidades Autónomas, de los Ayuntamientos y Diputaciones, y cualquier otra Entidad Local; se debe incluir un apartado para las autoridades militares y religiosas (nacionales y locales); también es conveniente tener al día el fichero de personalidades del mundo de la empresa (tanto a nivel nacional como local), del espectáculo (lo mismo a todos los niveles) y cualquier otra personalidad en el campo que sea, pero que tenga un papel relevante o destacado en su país, comunidad o localidad.

Pero no solo con medios humanos se logra organizar y desarrollar de forma correcta cualquier acto, sino que el departamento de protocolo deberá contar un stock de material suficiente para cubrir las necesidades básicas en la organización de cualquier evento: planos de mesa, tarjetas de invitaciones, tarjetones, saludas, sobres, mobiliario diverso, banderas, escudos, reposteros, alfombras, equipos de luz, sonido, equipos multimedia, etc. Y en su caso, un fichero actualizado de proveedores de todos estos materiales, tanto para la adquisición de cualquier material necesario como para su alquiler.