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Romain Serman: consejos de etiqueta para la era digital

  • No solo es una cuestión de no hacer perder el tiempo a la gente con textos muy extensos. Es una cuestión práctica ...
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Comunicaciones efectivas en la era digital
Foto  Unsplash - Pixabay  Comunicaciones efectivas en la era digital

Comunicaciones efectivas en la era digital

   En un estupendo artículo del señor Romain Serman (ex-cónsul de Francia en San Francisco) hemos podido leer que aboga, con bastante acierto, por darle un importante grado de pragmatismo a las comunicaciones electrónicas. Hay que dejarse de amplios dossiers y extensos correos electrónicos 'e-mails', afirma.

   El señor Romain nos ofrece una serie de pautas para tratar de tener una comunicación mucho más eficaz. Este "método" se basa en tres sencillas preguntas que debemos hacernos antes de escribir un correo electrónico -email- o cualquier otro tipo de comunicación electrómica:

   ¿Qué hacemos? - Debemos emplear solamente dos líneas para contestar a esta pregunta.

   ¿Por qué es interesante o atractivo el tema? - Podemos escribir dos líneas con las explicaciones correspondientes, no se necesita más.

   ¿Qué queremos? - Una simple línea será suficiente para hacer una solicitud o una petición.

   Si redactamos un correo interno, para un jefe o un superior, la primera pregunta la podríamos eliminar. Si nuestro jefe no sabe lo que hacemos tiene un problema muy grande, mucho mayor que el de tener que leer un extenso correo electrónico, afirma con cierta ironía Romain Serman.

Escribir una nota de forma eficaz
Foto  StartupStockPhotos - Pixabay  Escribir una nota breve

   Estas tres simples preguntas, utilizadas para tener una comunicación eficaz y sencilla las podríamos trasladar al mundo de los negocios. ¿Cuáles serían las tres preguntas que podrían funcionar a la perfección en el mundo de los negocios? Para Romain Serman son:

¿Qué pretendemos? ¿A qué aspiramos?

   Hay que escribir acerca de lo que uno quiere. Hay que transmitir a los receptores de un mensaje la pasión por un proyecto o una idea. Hay que tratar de conectarse emocionalmente con las metas que perseguimos de una forma tan apasionante como lo sentimos o vivimos nosotros mismos.

   "La forma más efectiva de involucrarse con la gente y crear conciencia es 'tocar' su lado más emocional. Es la mejor manera de vender".

¿Por qué es importante?

   Expresar nuestros deseos es una forma de involucrar a las personas en nuestro proyecto, pero tiene que haber algo más. Resaltar lo valioso que es el plan o la idea propuesta; hacer ver lo interesante que puede ser para un determinado sector o mercado; ofrecer una confianza y una seguridad. La importancia de un proyecto no solo se mide en términos económicos. También es muy conveniente tener en cuenta otros factores como los beneficios sociales, ambientales, culturales, etc. que pueden verse potenciados por un determinado proyecto.

¿Qué medidas hay que tomar?

   Si las dos primeras preguntas: "qué queremos" y "por qué es importante" han quedado bastante claras y bien definidas sus respuestas, solo queda abordar el tercer punto: "qué medidas tomar", lo que se tiene que hacer. Lograr que una idea o un proyecto salga adelante tiene una relación muy directa con dar los pasos adecuados para ejecutar el plan trazado.

La etiqueta en las reuniones

   Ser breves en nuestras comunicaciones, no solo es una cuestión de no hacer perder el tiempo a la gente con textos muy extensos. Es una cuestión práctica, debido al constante aumento en la utilización de dispositivos móviles en los que el espacio es muy importante. En una pequeña pantalla debe ser posible ver, de un solo vistazo, lo más importante de un mensaje. Tener que realizar acciones adicionales para ver el resto del texto pueden llegar a colmar nuestra paciencia, sobre todo cuando le sobra mucha "literatura" al mensaje.

   Si no queremos que la gente pierda el tiempo leyendo mensajes muy extensos, tampoco es correcto hacer esperar a la gente que asiste a una reunión. Por eso la puntualidad es tan importante. La puntualidad además de ser "obligatoria" es una forma de proyectar una imagen más profesional y seria de una persona y de la empresa a la que representa.

   El señor Serman, cita como ejemplo una conocida empresa de capital riesgo americana que ha informado que multará a los empleados que lleguen tarde. Se multará por cada minuto que lleguen tarde a una reunión o cita.

   Ahora bien, una vez "metidos en harina" la brevedad anteriormente aludida no tiene nada que ver con la parquedad en palabras y explicaciones. Debemos ofrecer todo tipo de explicaciones y aportaciones que sean buenas para un proyecto o idea, pero hay que desarrollarlas en su momento apropiado. Puede que en un correo electrónico o cualquier otro tipo de comunicación electrónica no lo sea.          

   Tener en cuenta estos sencillos consejos de cuasi-etiqueta pueden ayudar a una persona o equipo a triunfar, no solamente en Silicon Valley sino en cualquier otro lugar del mundo. 

  • Alta el

    03/11/2016

    Modificado el

    08/11/2016

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Citas Celebres
    • Cual es el padre, tal es el hijo. Aónimo.
Preguntas con Respuesta
    • Desconozco si es usada en España, pero acá en Chile algunas personas acostumbran a utilizar la expresión buen provecho o que aproveche.

    • Aunque en los libros de Protocolo, se indica que no es una costumbre bien vista, y que no debe decirse, está tan extendida, que se sigue haciendo con mucha frecuencia. La expresión no es bien considerada, al tener su origen en los "eructos" que los lactantes emitían al terminar de mamar, y al que se le conocía como "buen provecho" o "provechines" en algunas zonas. Es generalmente bien admitido, aunque tenga sus detractores.
       

 

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