Etiqueta en el correo electrónico.

Foto  Oran Viriyincy  Buzón con sobres.

Cuando escribe un correo electrónico debe fijarse en algunos aspectos importantes para que la comunicación sea lo más eficaz y eficiente posible. En muchas ocasiones se descuidan detalles importantes, que hacen que el correo no cumpla los objetivos marcados, o no sea el correo que debería haber enviado. Un correo no deja de ser una carta, similar a cualquier otra, en la que solo cambia el medio por el que se envía. No hay que darle menos importancia, ni tampoco más, sino la misma que a cualquier otro comunicado.

Alguno de los puntos importantes a tener en cuenta a la hora de enviar un correo electrónico son:

1. Asegurarse bien de la dirección a la que desea enviar el correo. Hay tantos dominios registrados que el cambio de una sola letra puede hacer que el mensaje llegue a la persona equivocada. O bien que el mensaje llegue a la empresa pero al departamento o persona equivocada.

2. Envíe solo lo que le quiere comunicar o lo que le han pedido. No debe aprovecharse la gratuidad del sistema de envío para mandar documentos o archivos adjuntos innecesarios, generando más tráfico en la red y haciendo perder el tiempo a la persona que recibe el correo.

3. No se olvide rellenar el asunto (subject) del mensaje. Eso le da una idea clara y resumida del contenido del correo al destinatario.

4. Escriba un saludo, un cuerpo y una despedida, como haría en una carta tradicional. No tiene porqué utilizar fórmulas distintas para este tipo de mensajes. Ni más ceremoniosas ni más familiares, salvo que escriba a un amigo íntimo o persona allegada, y utilices algún tipo de redacción más cercana.

5. No utilice las direcciones de correo electrónico de otras personas para enviar correo o archivos no solicitados. La privacidad del correo debe ser respetada. Tampoco ceda o de las direcciones de correos a otras personas, salvo que el propio interesado lo autorice.

6. Redacte de forma clara, correcta (sin faltas de ortografía) y no escriba todo el texto en letras mayúsculas. Tampoco debe utilizar diversos tipos de fuentes en la misma carta, muchos colores y smiles o dibujitos.

7. Si envía un correo a varias personas, utilice el campo de la copia ciega (bcc) para evitar que los demás destinatarios del mensaje conozcan las direcciones de las otras personas.

8. Firme. No envíe mensajes de forma anónima o incompletos. Debe indicar al menos su nombre al pie del texto. Si quiere puede incorporar algún otro dato adicional como su dirección, su teléfono, su página web,. etc.

9. Si ha mantenido algún otro mensaje con el destinatario del mismo, puede dejar el texto anterior debajo del que usted escriba para recordar detalles o puntos importantes o de interés.