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El teléfono en la empresa

  • La forma de responder una llamada en la empresa difiere ligeramente de la forma de responder a una llamada particular

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Foto  stock.xchng.vi  Ejecutivo hablando por teléfono.

Contestar una llamada y hablar por teléfono en la empresa

No hay que olvidar anotar todos los recados que reciba de forma verbal; la memoria falla y un olvido puede ser muy grave

   Suele ser bastante habitual que el primer contacto que se tenga con una empresa sea por medio del teléfono. Su número lo ha localizado por medio de internet, por una guía empresarial, por un anuario, por un listín telefónico o por cualquier otro medio. Cuando la empresa recibe una llamada, si no se responde de forma correcta, está proyectando una mala imagen de su empresa. Hay que cuidar esta primera impresión -lo mismo que la cuida una persona-. Procure disponer de personal con una voz clara (con buena vocalización) y agradable para responder al teléfono. Hay que contestar con seguridad a cualquier llamada para dar la impresión de tener un control total de la situación.

No se le olvide apuntar todos los recados, la memoria le puede fallar y un olvido puede costarle caro a su empresa.

   La forma de responder una llamada en una empresa difiere ligeramente al de una llamada particular. Lo más habitual es responder diciendo el nombre de la empresa seguido por "dígame" o "dígame, le atiende..." o una fórmula similar. Por ejemplo: "Cronis, dígame" o bien "Cronis, dígame. Le atiende Marcos Cisco". Después de responder la llamada, se suele preguntar ¿En qué puedo ayudarle? ¿Qué desea? o alguna respuesta de este tipo.

   Si la persona que llama pregunta por alguna otra persona de la empresa se debe responder: ¿Quién le llama? o ¿De parte de quién? Pero cuidado con el orden de sus palabras. Es muy importante. La mejor opción es contestar: "un momento, por favor, que voy a ver si está -si se encuentra en la oficina, en su despacho...-, ¿de parte de quién?". Si, por el contrario, pregunta primero quién le llama, (diciendo en primer lugar "de parte de quien" y luego le contesta que va a comprobar si está en la oficina) podría interpretarse como que no se quiere poner al teléfono dependiendo de la persona que llame. Puede hacer lo mismo de ambas formas pero es mucho más elegante y prudente la primera forma de responder la llamada.

Foto  NEC Corporation of America  Hablar por teléfono en la empresa

   No se olvide apuntar todos los recados y avisos; la memoria falla y un olvido puede ocasionar un grave perjuicio o puede originar una importante pérdida para la empresa -perder un cliente, desaprovechar una valiosa oferta, etc.- . Todas las llamadas deben ser contestadas o al menos apuntadas. Quién la hizo, a qué hora, para qué y para quién era. En el momento de contestar una llamada procure no mascar chicle ni tener nada en la boca. Si está tomando algo, diga que esperen un momento. Aunque conozca a la persona que llama, trátela con el debido respeto, sin olvidar su correspondiente tratamiento de cortesía, al menos en el ámbito del trabajo. Fuera de él, es otra cosa. No utilice, en la medida de lo posible, a su secretaria para llamadas personales. Es más elegante hacerlo directamente cuando son asuntos personales.

   No repercuta situaciones personales al contestar una llamada (por ejemplo, no conteste de forma brusca, si está enfadado o disgustado). No tape el auricular con la mano, para hablar de la persona que llama; se suele oír todo y es de mala educación.

   Mantenga la calma, aunque quien llama pierda los nervios o sea un grosero; tiene que saber mantener la calma sin ponerse al nivel de la otra persona. Utilice siempre el tratamiento de "señor" con el apellido y el de "don" con el nombre para referirse a las personas, es muy común confundirlo y no queda demasiado bien. Señor Pérez, o Don Alberto. En algunas regiones pueden tener otras costumbres o usos en lo que respecta a este tipo de tratamientos de cortesía.

  • Alta el

    15/07/2003

    Modificado el

    31/01/2016

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Citas Celebres

    • Cual es el padre, tal es el hijo. Aónimo.

Preguntas con Respuesta

    • En la mayoría de los libros figura, como usted bien lo reconoce, colocar la servilleta a la izquierda del plato. Ustedes indican colocarla a la derecha. ¿Cual sería el fundamento? Y en ese caso al retirarse de la mesa, ¿dónde se deja?

    • La mayor parte de los libros de protocolo indican como correcto el lado izquierdo de la mesa. Y para terminar de comer o hacer una pausa utilizar el lado derecho. De forma generalizada, al menos es España, se coloca en el lado derecho.

      Consultando libros de protocolo y otros documentos sobre el tema, no hemos encontrado fundamento alguno a tal hecho. Sólamente uno de ellos indica el motivo por el que en determinados casos se coloca a la derecha; es debido a que es la parte más "desahogada" de la mesa. Ya que en la parte izquierda además de los cubiertos suelen estar el platillo para el pan, el platillo para la mantequilla, etc.
       

 

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