Atender de forma correcta a los medios de comunicación. Los modales ante los periodistas.

Decenas de canales de televisión, internet, teléfonos móviles ... hoy en día el flujo de información es voluminoso y contínuo. Tenemos mucha más información de la que podemos asimilar, y en algunas ocasiones, esa información es parte de nuestra profesión, o somos nosotros mismos, los que generamos parte de esa información. Unas declaraciones inapropiadas, un mal gesto o comportamiento ... pueden dar al traste con una imagen determinada (seriedad, elegancia, sobriedad, etc.).

En nuestra relación con los medios, lo más importante, es mantenernos en nuestro sitio. No perder los papeles. Los periodistas, unos muy sagaces, otros solamente provocadores o impertinentes, no merecen una mala contestación por nuestra parte. Una mala respuesta puede dejarnos en mal lugar, no solo a nosotros sino a la empresa o institución que representamos. Además, estaríamos cayendo en el juego que muchos de los periodistas buscan, provocar para ver una reacción fuera de lo común. Recuerde que esa imagen, puede dar la vuelta al mundo en segundos.

Esto no suele ocurrir en las grandes empresas que suelen tener sus propios departamentos de comunicación y relaciones con los medios. Pero no todo son grandes empresas. Muchas pequeñas y medianas empresas no cuentan con este departamento, ni con profesionales duchos en estas materias, por lo que suelen intervenir en los medios los propios directivos, adoleciendo, en su mayoría, de experiencia en los medios de comunicación y de cómo desenvolverse con cierta soltura.

Para todas estas personas, no muy versadas en la materia, podemos dar algunas ideas para hacer que sus intervenciones sean lo más provechosas posibles, tanto para ellos personalmente, como para su empresa.

1. El periodista no es un enemigo a batir. Puede, pues como en todo hay excepciones, que haya algunos malintencionados, impertinentes o provocadores, pero no son la mayoría. El periodista quiere obtener información que el contará a sus lectores/audiencia, de una manera objetiva, sencilla y clara. Hay que facilitarle el trabajo todo lo posible y comunicar de forma sencilla nuestro mensaje.

2. Responder de forma breve y clara, con un lenguaje sencillo y una actitud positiva. Si habla de forma excesivamente seria, o muestra una actitud muy arrogante y/o hermética, o habla de forma insegura, los periodistas recogerán esa sensación que perciben y se la trasladarán a sus lectores / audiencia.

3. Buenas maneras. Si atiende a los periodistas con serenidad, respeto y buenas maneras su imagen será mucho más cercana y agradable para todo el mundo. El respeto solo se consigue dándolo a los demás.

4. Hacerse un guión. Dependiendo del motivo de su intervención, hágase un pequeño esquema con los puntos principales, posibles datos o información a tener en cuenta y cualquier otra cosa que pudiera considerar de interés para su intervención. Tampoco es malo, reconocer lagunas o falta de información, respondiendo algo así como "no tengo datos o información al respecto", "lo desconozco, en estos momentos", etc.

5. Tiempo de cortesía. Si faltan muchos de los periodistas y otros medios, es educado esperar unos minutos de cortesía por ellos, y empezar con la mayor cantidad de medios posibles. En ese pequeño lapso de tiempo puede ofrecer un café a los presentes. Tenga en cuenta que muchos de los asistentes, van de un lugar a otro y puede que no les de tiempo a cambiar de lugar con la rapidez que desearían. Averigüe si ha habido algún evento o rueda de prensa importante previa a la suya.

6. Empiece su intervención con un agradecimiento. Agradezca la presencia de los medios, tanto al principio como al final de la intervención.

7. Sin perder la cara. Traducción literal del inglés "no perder la cara". Por duras o incómodas que sean las preguntas hay que mantener el tipo. Un buen profesional, sabe cómo actuar en estos casos. Templanza y mucha seguridad.

8. Cuidado con el "off the record". Aunque los periodistas no son nuestros enemigos, tampoco son amiguetes con los que poder comentar ciertas cosas. Su profesión les hace estar atentos a cualquier detalle, que para nosotros puede carecer de importancia, pero para ellos puede ser noticiable.

9. Tono de voz moderado. No suba el tono de voz, grite o se muestre demasiado alterado. Tampoco, por el contrario, hable de forma tímida y en voz baja. Ni demasiada agresividad, ni demasiada timidez. Mantenga esta tónica en todas las preguntas, para no dejar entrever que preguntas le molestan y cuáles no.

10. Cambiar la cita. No es muy correcto cambiar la fecha para el encuentro con la prensa, salvo por razones importantes. Al igual que cualquier otro profesional, ellos tienen su propia agenda y les puede causar un importante trastorno. Si lo hace, que sea con toda la antelación posible, y comuníquelo de forma inmediata.

11. Puntualidad. Tanto por un lado como por otro. No se puede hacer que los periodistas esperen horas para hacer una comparecencia o intervención. No es correcto y es de pésima educación, obligándoles, en muchos casos, a perder otra rueda de prensa o a tener que elegir entre un acto y otro.

12. Marque un tiempo. Una comparecencia o intervención debe tener un tiempo limitado y no extenderse en el tiempo más de lo previsto. Si es necesario, limite el número de preguntas por intervención, para evitar que el acto se alargue más de lo debido.