22. Manual protocolo. Presentación y generalidades.
El presente Manual de Protocolo, elemento fundamental para la comunicación interna y externa de la institución, es producto de una investigación exhaustiva...
Presentación.
El presente Manual de Protocolo, elemento fundamental para la comunicación interna y externa de la institución, es producto de una investigación exhaustiva, estudio y apoyo de personas expertas en el tema a través de la capacitación, sin lugar a dudas será un documento de consulta de utilidad para la comunidad universitaria, en momentos en que la institución se encuentra en un significativo posicionamiento reconocido en el ámbito nacional e internacional.
En él se encuentran contempladas las normas, recomendaciones, metodología y prácticas que conforman las actuaciones protocolarias y hacen posible que las relaciones de la Universidad con la sociedad se desarrollen armónicamente, porque se rige por una serie de criterios básicos adaptados a las características generales de la institución, basados en su dimensión, composición de personal, sector de actividad y otras muchas cuestiones.
Su principal característica es la flexibilidad en el uso de las técnicas organizativas, para no hacer rígidas las relaciones sociales de la Universidad con su entorno, sino para que cada acto cumpla con su objetivo y esto únicamente se logra, utilizando las reglas protocolarias adecuadas con sentido común y naturalidad.
Este manual surge de la necesidad de tener dentro de la institución una herramienta de trabajo que regule el planeamiento, organización, coordinación, programación, desarrollo y evaluación de las actividades institucionales, donde diariamente participan diferentes estamentos y autoridades de relevancia del orden institucional, local, regional, nacional e internacional.
La Universidad tiene una gran responsabilidad con sus públicos, como es la de establecer una comunicación eficaz, que le permita manejar una relación armónica cada vez más cercana, orientada a atraer su atención y lograr su fidelidad en un mundo cambiante y competitivo como el actual.
1. Generalidades.
El Manual de Protocolo para la Universidad Tecnológica de Pereira, establece procedimientos y principios para el desarrollo de las diferentes actividades protocolarias que se llevan a cabo en la institución.
Servirá para conocer y aplicar los diferentes aspectos del protocolo como herramienta fundamental de las relaciones públicas.
Así mismo será un documento facilitador para el manejo de las relaciones de la institución con los diferentes estamentos, como herramienta para establecer y mantener una exitosa comunicación con ellos, y que sus presentaciones en público sean efectivas.
La dirección, control y observancia de estas normas debe ser responsabilidad de la Oficina de Protocolo.
Las normas establecidas en el presente Manual de Protocolo deberán ser conocidas por la comunidad universitaria, para la aplicación de las mismas en todas las actividades donde esté presente la imagen institucional.
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En toda la papelería y publicaciones que realice la Universidad, deberá estar el escudo, como parte del logotipo institucional...
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Elementos necesarios para llevar a cabo los actos.
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Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
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La toma de posesión del Rector revestirá de la mayor solemnidad, con la asistencia de autoridades y personalidades que estén relacionadas con la actividad de la Institución...
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El protocolo que debe acompañar a un acto público implica la planificación previa del acto.
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Son los actos organizados por la Universidad a la vista de pocos, sin formalidad ni ceremonia alguna.
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Son aquellos actos organizados por la Universidad, que tienen un indeterminado número de personas y en los que pueden intervenir las primeras autoridades de cualquier ámbito.
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Acto de entrega de un reconocimiento o premiación.
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Son reuniones convocadas por una persona o entidad a fin de dar a conocer a los medios de comunicación algunos hechos de la institución...
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Tarjeta lord en la que invita la Universidad con otras instituciones.
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Tarjeta lord en la que invita la Universidad con otra institución.
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Tarjetas para eventos muy especiales.