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08. Lineamientos Generales para la Organización de Eventos Protocolares.

La organización de eventos es una función gerencial de las Relaciones Públicas.

 

Universidad de Oriente. Dirección de información y comunicación.
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10. Lineamientos Generales para la Organización de Eventos Protocolares.

La organización de eventos es una función gerencial de las Relaciones Públicas que requiere de: Planificación lógica y equilibrada; administración apropiada y un control constante y eficaz.

Los factores principales del éxito del evento son: El manejo eficaz y efectivo del conjunto de técnicas y procesos acordes con el acto a realizar, por parte del representante de la Institución Patrocinadora y el Coordinador General del evento, así como también por el equipo de trabajo que los acompañará en la ejecución del mismo.

La actividad de organizar eventos se divide en tres etapas: Pre-evento, Evento y Post-evento, en torno a las cuales se fundamenta la organización propiamente dicha.

Pre-evento.

Es la fase organizativa donde se planifica el evento; se definen los objetivos y los recursos humanos y económicos, así como las áreas de responsabilidades, designando para ello las diferentes comisiones o grupos de trabajo que ayuden a la realización del acto.

Evento.

Esta fase tiene que ver con la realización del evento propiamente dicho, y abarca: aplicación del Protocolo y preparación del local (decoración, dotación de personal: maestro de ceremonia, musicalizador, operador de equipos de grabación; dotación de equipos: micrófonos, presidium, podium, etc.).

Post-evento.

Consiste en desmontar el escenario donde se realizó el evento y su evaluación posterior; elaboración de cartas de agradecimientos a que haya lugar, y un informe final de rendición de cuentas.

Esto nos da una visión general del Protocolo y los Actos Ceremoniales. Sin embargo, es necesario subrayar que cada institución tiene su propia modalidad y este es el caso de las universidades, entre ellas, la Universidad de Oriente.

 

 

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