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D. CAPÍTULO III. CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES. ACCIONES DE PROTOCOLO.

  • Los eventos son actividades que como su nombre lo indica eventuales y que pueden presentarse de manera imprevista pero debe ser preocupación de la Oficina General de Comunicaciones estar preparada para estas eventualidades.

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  • Autor

    Lic. María Teresa Andrade Venero, Docente de la Universidad de San Martín de Porres, Lic. María Teresa

  • Fuente

    Oficina de Comunicaciones Ministerio de Salud del Perú

 

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Las instituciones sobre todo las públicas deben tener un cuidado especial en las ceremonias y actos que organice, sobre todo aquellas que cuenten con la presencia de funcionarios de la institución; para ello requiere que estas ceremonias deben ser diseñadas, programadas, planificadas, ejecutadas y posteriormente evaluadas.

Los eventos son actividades que como su nombre lo indica eventuales y que pueden presentarse de manera imprevista pero debe ser preocupación de la Oficina General de Comunicaciones estar preparada para estas eventualidades y brindar la misma calidad de atención en cualquier circunstancia, para ello el apoyo del más alto nivel de la institución es primordial a fin de facilitar la toma de decisiones.

Las Dirección General de Comunicaciones y las Oficinas de Comunicación de los organismos desconcentrados y descentralizados del MINSA, tienen la responsabilidad de velar por que cada actividad institucional, en la que se tome el nombre del Ministerio de Salud y/o de sus dependencias, guarde coherencia con la imagen institucional que se desea proyectar y para ello deberán conocer y hacer cumplir las normas expresadas en el presente manual.

A.  SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DE LA CEREMONIA.

Según la entidad que organice la ceremonia o acto protocolar se deberán tener las siguientes consideraciones:

1. Ceremonias o actos oficiales organizados en su totalidad por la Oficina de Comunicaciones del Ministerio de Salud con el apoyo de otras áreas de la institución y otras dependencias.

Estas ceremonias son de tipo institucional como por ejemplo el Aniversario del Ministerio de Salud, transferencia de cargo de la alta dirección, inauguración de obras de alcance institucional, reconocimientos y homenajes.

El diseño y planificación de la Ceremonia o Sesión Solemne en las que el Titular del Sector participe, será responsabilidad de la Dirección Ejecutiva de Imagen Institucional del MINSA.

2. Ceremonias o actos oficiales realizados en los órganos descentralizados o desconcentrados.

En el caso de los actos que se realizan en los organismos descentralizados y desconcentrados y en los cuales debe estar presente el Ministro de Salud, su diseño, planificación, monitoreo y evaluación estará a cargo de la Dirección Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud y su ejecución a cargo de la entidad.

3. Ceremonias o actos oficiales realizados por los órganos descentralizados o  desconcentrados.

Su organización es de responsabilidad de la Institución, Dirección o unidad directamente beneficiada con sus Oficinas de Comunicaciones, quienes deberán asegurar se cumpla con las políticas de imagen institucional y de protocolo del Ministerio de Salud. Las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades de las entidades involucradas.

4. Ceremonias o actos académicos realizados por entidades, instituciones o empresas externas al Ministerio de Salud (organismos o agencias cooperantes, ONG's, colegios profesionales, empresas privadas u otras).

En el caso de los Aniversarios Institucionales y otras ceremonias de los organismos o instituciones no dependientes del Ministerio de Salud, donde invitan a presidir al Titular del Sector, la coordinación estará a cargo de la Oficina Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud, que asegurará que la actividad se desarrolle en los estándares de calidad requeridos para la ocasión. Siendo responsabilidad de quien genera la invitación brindar las facilidades para la coordinación de las actividades.

B. ACCIONES DE PROTOCOLO.

1. INVITACIONES.

La invitación puede hacerse a través de:

- Tarjetas: deben contener los datos básicos: quien invita, a quien, a qué, cuándo y dónde. El agradecimiento por la asistencia y los teléfonos para las confirmaciones. Deben ser enviadas por lo menos 15 días como mínimo antes del acto.

- Oficios: Así se envíen tarjetas, los oficios son necesarios cuando se trata de altas personalidades, a quien se debe sustentar la importancia de la ceremonia.

- Conformaciones: es necesario asignar a alquien, pero es siempre una labor de equipo. Fundamenta para las precedencias, es aconsejable no buscar confirmaciones de todos los invitados, sino principalmente de aquellos que ocuparán lugares importantes.

- Directorio y actualizaciones: es muy importante contar con un directorio en permanente actualización para que sirva de insumo antes que se empiece a elaborar los sobres y tarjetas.

a. AL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y OTRAS AUTORIDADES.

Si se desea invitar al Presidente de la República, Presidente del Congreso de la República, Ministros de Estado u otras autoridades con igual jerarquía, la invitación debe ser cursada por una autoridad de igual jerarquía, en este caso, del Señor Ministro de Salud. Las autoridades locales o regionales pueden ser invitadas por el Director General de la Institución.

A los demás invitados, se les enviará una tarjeta de invitación, observando cuidadosamente su redacción y el adecuado uso de escudos, logos y colocando el teléfono correspondiente para la confirmación. El tiempo de despacho previo de una invitación es de siete días hábiles como mínimo y 15 como máximo.

b. AL TITULAR DEL SECTOR SALUD.

La invitación que se hace al Titular del Sector, constituye una deferencia especial al ser la persona de más alta jerarquía dentro de la organización del Ministerio de Salud.

La persona de más alto cargo de la institución que genera la invitación deberá remitir con un mínimo de quince días previos a la ceremonia, el oficio o carta de invitación al Titular del Sector, adjuntando un expediente conteniendo la siguiente información:

a. Ayuda Memoria (breve exposición) sobre el motivo de la ceremonia, detallando fecha, lugar y hora propuesta.

b. Brochure Institucional (si fuera una entidad externa al Ministerio de Salud).

c. Información histórica de la Institución (para ceremonias de aniversario).

d. El programa de la ceremonia (detallar tiempo de intervenciones).

e. Relación de invitados a la ceremonia (las de mayor nivel jerárquico para preparar el Orden de Precedencia).

f. Un croquis señalando el recorrido que se propone efectúe el Ministro dentro de las instalaciones de la Institución (en caso de considerarse la visita de ambientes o inauguración de pabellones u otras instalaciones luego de concluida la ceremonia).

2. FORMAS DE RECIBIR UNA VISITA.

La persona de mayor jerarquía de la institución que genera la invitación, deberá recibir al Titular del Sector, desde la puerta de ingreso hacia el despacho o al lugar en donde se realizará la ceremonia.

La recepción protocolar se debe hacer siempre en puerta, no permitiendo que quienes primero reciban a los invitados sea el personal de seguridad o vigilancia.

Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es esperada y bien atendida. Despejar ascensores con antelación es un signo de cortesía  y si se prevé una visita prolongada, a las bebida habituales para todo visitante distinguido, se añadirá algunos bocadillos.

En el caso de ser una visita al despacho, son las secretarias o asistentes de los Jefes o  Directores Generales, quienes recibirán a la visita, estrechándole la mano al invitado solo si éste tiene la iniciativa de hacerlo, de lo contrario no.

Luego deberá conducir a la visita hasta el despacho, la secretaria siempre en primer lugar, para indicar el camino a nuestro invitado. Llegados a la puerta del despacho, corresponde abrir la puerta a la secretaria, anunciar al visitante, y cerrarla tras de sí, dejando a la visita a solas con el anfitrión.

El anfitrión, debe salir de su escritorio al encuentro de la visita. Nunca se  da   la mano habiendo una mesa de por medio y acto seguido se le indica el lugar donde debe sentarse.

Si el anfitrión está ocupado a la llegada del visitante, el personal de protocolo deberá departir con este último todo el tiempo que sea necesario, salvo que solicite expresamente privacidad. La visita deber ser esperada hasta el término de su reunión, conducida a la puerta de salida y despedida cordialmente.

Finalmente, es necesario consignar los datos de la visita en un ficha o libro de visitantes ilustres, para el archivo y posteridad.

Cuando despidamos a nuestra visita la acompañaremos hasta la recepción para que la secretaria lo conduzca hasta la salida, sobre todo cuando viene por primera vez.  Si el visitante es alguien de mayor jerarquía el propio Jefe o Director debe llevarlo hasta la puerta.

3. REGALOS INSTITUCIONALES.

Cuando arriba una autoridad extranjera o se recibe especial colaboración de algún funcionario nacional, es habitual y adecuado ofrecer muestras de aprecio y reconocimiento.

Cuando se trata de obsequiar, existen diversas alternativas:

a. Artículos de artesanía.

De ser el caso, procurar no adquirir productos que signifiquen un molestía al agasajado para el traslado a su país de origen (volumen, fragilidad del obsequio, etc.).

b. Adornos en general.

Si la artesanía no es una opción, dependiendo del nivel y rango de la autoridad agasajada, se puede adquirir diversos adornos y/o útiles de oficina (relojes de mesa, cortadores de papel, portalpiceros, etc), generalmente de plata peruana.

c. Obras de arte.

Adquirir pinturas, tejidos, esculturas pequeñas con motivos peruanos.

d. Libros peruanos.

Es una buena costumbre obsequiar libros y/o videos sobre aspectos de la cultura, historia, recursos naturales, etc. del Perú.

e. Publicaciones de la propia institución.

f. Recuerdos institucionales.

Solapines, medallas.

g. Flores.

Cuando una autoridad viene en visita protocolar es importante preguntar si vendrá acompañado por su esposa, si fuera el caso, para prever la entrega de flores de bienvenida.

El regalo es una forma de expresar amistad y agradecimiento. Los regalos por motivos de trabajo deben hacerse con sentido común y con respeto a la dignidad de la persona a la que regalamos. Un regalo institucional no debe ser ni muy caro ni muy banal. No olvidemos que este obsequio también forma parte de la imagen que la institución proyecta a las personas y entidades que se relacionan con ella.

Es importante recordar que todos los regalos tienen su momento. Si el regalo tiene como destinatario una personalidad o un invitado de honor, éste debería entregarse en privado. Hay una característica especial: si las visitas son privadas y regalan las instituciones públicas o empresas, el regalo debe ir envuelto en papel de regalo (que puede llevar el logotipo de la institución o empresa). Pero en el caso de visitas de Estado, los regalos se entregan sin envolver y posteriormente se encargan los ayudantes de recogerlos y guardarlos. En cualquier caso, los regalos se agradecen y se alaban.

En caso de que los obsequios sean para personas de otros países hay que tener mucho tacto al momento de elegir el presente, ya que las costumbres, hábitos, religión, cultura, etc. pueden llegar a ser totalmente opuestos y nuestro invitado disgustarse por el regalo que le entregamos. Por ejemplo a un árabe no se le regala jamás comidas o bebidas, así también los japoneses agradecen mucho los obsequios de marcas de lujo o exquisiteces gastronómicas.

Normalmente los obsequios se entregan directamente en propia mano por la persona que desea agasajar a su visita. Si por el contrario ha de ser enviado debe incluirse una nota, preferiblemente escrita a mano por quien obsequia.

Actualmente se viene usando la entrega de regalos institucionales envueltos en papel con el logotipo de la Institución.

4. LAS PRESENTACIONES.

La presentación es el acto mediante el cual una persona pone en contacto a otras dos que no se conocían previamente. A la hora de las presentaciones deberemos tener presente que "el de menos siempre será presentado al de más":

- El de menor rango será presentado al de mayor rango.

- El de menos edad será presentado al de más edad.

- En igualdad de condiciones, el soltero será presentado al casado.

- En igualdad de condiciones, el hombre será presentado a la mujer.
 
Si se va a presentar a un matrimonio, lo correcto es hacerlo de la siguiente forma: "El Señor y la Señora Campos", nunca "el Señor Campos y su esposa". El esposo por su parte presenta así: "Mi esposa ..." nunca "mi señora".

Si vamos a presentar a un visitante, lo correcto es decir señor o doctor (apellido del visitante) le presento a la Directora de......., Lic. (apellido) no la Lic. Rosa o la Dra. Jimena.

5. RECEPCIÓN CONDUCCIÓN Y ATENCIÓN DE INVITADOS.

La ubicación de los invitados se hará de acuerdo al orden de precedencia. Si se utiliza mesa de honor, en ella debe ubicarse un número impar de personas, conformado por las autoridades de máxima jerarquía que participen en ese acto.

El ordenamiento de las demás autoridades se establece alternándose de derecha a izquierda de mayor a menor jerarquía (Se entiendo como derecha a aquella de la autoridad que preside la reunión). La alternancia, se observa también en las primeras filas. (No es recomendable ponerle rótulos con el nombre de la persona invitada a las sillas, a menos que se tenga la plena seguridad de la participación del funcionario o autoridad.

Es más recomendable colocar rótulos de RESERVADO, que permiten mayor flexibilidad al organizador para las ubicaciones preferenciales).  Sin embargo, siempre debe contarse con un plano de distribución de los espacios preferentes, que pueda ayudar a este fin.

a. Prever la recepción con postas, en caso que las distancias entre puerta del local y puerta del Salón de la ceremonia sean excesivas para un solo equipo.

b. Una función central del equipo de recepción, además de la correcta atención al invitado, es la de "Capturar" sus nombre y cargo y transmitirlo correctamente a los responsables en el Salón, de modo que tanto quienes ubican invitados otorguen un adecuado tratamiento, cuanto los oradores correspondientes obtengan la información para las menciones.

c. En este rubro, hay que considerar la recepción y despedida,  ya sea en el lugar donde se desarrolla el acto o en el aeropuerto, de los invitados especiales. Esto involucra desde las gestiones ante las autoridades correspondientes (Protocolo del aeropuerto) hasta aspectos administrativos del servicio (personal, transporte, carteles de identificación, etc.).

EJEMPLO DE PLANO DE DISTRIBUCIÓN EN CEREMONIA INSTITUCIONAL (INTERNA).

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6. EL ESTACIONAMIENTO.

El estacionamiento, es un aspecto que muchas veces no es tomado en cuenta en el momento de organizar una actividad, quizás porque es considerado un detalle irrelevante y sin mucha trascendencia. Sin embargo debemos procurar tenerlo en cuenta en la organización de nuestras actividades, (grandes y pequeñas) y evitar esperas innecesarias y malos ratos a nuestros invitados.

Si se ha organizado una actividad en la sede de la institución, se debe coordinar previamente con el invitado si vendrá en su vehículo o no. De ser afirmativa la respuesta, se debe coordinar con el personal de portería, a fin de que asigne y reserve un lugar en el estacionamiento para el vehículo del invitado.

Si el número de personas invitadas supera la capacidad de nuestro estacionamiento, se debe coordinar con una playa de estacionamiento cercana a fin de informar a nuestros invitados sobre la dirección del lugar de estacionamiento, indicándoles que allí sus vehículos tendrán la seguridad necesaria.

Por otro lado, si la reunión se realiza en otra sede, se debe preguntar a los organizadores si se ha considerado la reserva de estacionamiento. Si este aspecto no ha sido considerado, la persona tomará sus precauciones y decidirá oportunamente si llevará o no su vehículo.

7. MAESTRO DE CEREMONIAS (M. C.).

Antiguamente el Maestro de Ceremonias, era una especie de intermediario entre los reyes y el pueblo. Estaba en contacto diario con el rey transmitiéndole las necesidades de la gente, a la que mantenía informada después, de las decisiones tomadas por el rey.

En la mayoría de las reuniones de importancia, plenarias festivas, eventos, está, además de la persona que preside, el Maestro de Ceremonia, en este caso deberá ocupar un lugar cerca del atril desde donde dirigirá la misma.

El M.C.  debe elaborar un guión el que guiará el desarrollo de la ceremonia, y deberá ceñirse a la exclusiva lectura, no es adecuado que improvise, comente o que haga de orador.

El Maestro de Ceremonias debe mantener un comportamiento ecuánime y muy formal durante el desarrollo de la ceremonia sin figurar y solo realizar lo necesario durante la misma, salvo que se le haya pedido en un inicio que realice comentarios luego de cada intervención deberá evitar hacerlos. Si debe comentar, deberá prestar atención de las ponencias y hacer una síntesis muy breve resaltando lo principal de cada expositor.

Recordemos que el Maestro de ceremonias no es el centro de atención de la actividad sino un facilitador que hace que las acciones sucedan en un orden lógico y sin contratiempos, por lo que su participación deberá ser imperceptible.

Si hablamos del Maestro de Ceremonias debemos hablar de su herramienta fundamental como es el GUIÓN.

8. EL GUIÓN.

Refleja la estructura de la ceremonia; el guión contiene tres partes casi siempre fijas:

- BIENVENIDA.

- PRESENTACIÓN DE AUTORIDADES.

- DESPEDIDA.

Entre la presentación de las autoridades y la despedida el desarrollo de la ceremonia dependerá del tipo de ceremonia que sea.

A continuación frases útiles para cada una de las partes del guión:

- BIENVENIDA:

El Ministerio de Salud ofrece a ustedes la más cordial bienvenida a éste     Magno, importante, trascendental,             evento, ceremonia, lanzamiento, presentación    de __________________

- PRESENTACIÓN DE AUTORIDADES:

Preside la mesa de honor…………………………………………….
Nos acompaña.................................................................................
También nos honra con su presencia.........................................
Agradecemos la presencia de.......................................................
Mucho nos place tenerle entre nosotros a ................................
Asimismo tenemos entre nosotros a............................................
Nos acompaña también……………………………………………..

- DESARROLLO DE LA CEREMONIA:

Conectores que se utilizan entre actos:

Enseguida………………………………………………………………...
A continuación……………………………………………………………
Inmediatamente…………………………………………………………
Seguidamente …………………………………………………………
Damos paso a …………………………………………………………...
Para concluir …………………………………………………………….
Para cerrar con broche de oro…………………………………………

C.  TIPOS DE CEREMONIAS.

Existen diversos tipos de ceremonias, los más importantes y de uso más frecuente los presentamos a continuación:

1. Transferencia de cargo de nuevas autoridades.

2. Suscripción de convenios.

3. Instalación de comisiones.

4. Inauguración de obras.

5. Condecoraciones y premiaciones.

6. Conferencias de prensa.

7. Presentación de libros.

Es preciso mencionar que cada una de estas actividades tiene un procedimiento específico que incluye, invitación a la más alta autoridad, programa, guión, ubicación de invitados entre otros, a continuación se presenta los diferentes procedimientos según el tipo de ceremonia.

1. TRANSFERENCIA DE CARGO DE NUEVAS AUTORIDADES.

La transferencia de cargo de nuevas autoridades, es la ceremonia a través de la cual la autoridad saliente agradece a los asistentes el tiempo compartido en el trabajo y se presenta ante los trabajadores e invitados a la autoridad que asume el cargo.

Esta ceremonia puede ser de dos tipos:

a. Transferencia de cargo de MINISTRO y VICEMINISTRO.

PROGRAMA.

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Los Ex Ministros de Salud y Ex Viceministros de Salud deberán tener una ubicación destacada en el lugar donde se desarrolle la ceremonia y deberán ser mencionados por las autoridades que hagan uso de la palabra.

ORDEN DE PRECEDENCIA.

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- MINISTRO DE SALUD.

- VICEMINISTRO DE SALUD.

- SRES. EX MINISTROS DE SALUD QUE ME HONRAN CON SU PRESENCIA.

- SRS. CONGRESISTAS DE LA REPÚBLICA.

- SRS. VICEMINISTROS DE SALUD.

- SEÑORES REPRESENTANTES DEL COLEGIO MÉDICO DEL PERÚ.

- SEÑORES AUTORIDADES DE ESSALUD.

- SEÑORES REPRESENTANTES DE LAS  SANIDADES DE LAS FUERZAS ARMADAS Y POLICIALES.

- SEÑORES REPRESENTANTES DE ORGANISMOS Y AGENCIAS DE COOPERACIÓN DE SALUD.

- SEÑORES REPRESENTANTES DE LAS ACADEMIAS NACIONALES DE MEDICINA.

- SEÑORES MIEMBROS DEL CONSEJO NACIONAL DE SALUD.

- SEÑORES AUTORIDADES DE LAS UNIVERSIDADES DEL PAÌS.

- SEÑORES  JEFES DE ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS, DIRECTORES DE DISAS, INSTITUTOS ESPECIALIZADOS Y HOSPITALES DE LIMA Y CALLAO.

- REPRESENTANTES DE LA FEDERACIÓN MEDICA PERUANA, ASOCIACIÓN NACIONAL DE MEDICOS DEL MINISTERIO DE SALUD Y DE ESSALUD.

- REPRESENTANTES DE LA FENUTSSA, GREMIOS Y SUTAC PRONIEM, DIGESA Y DIGEMID.

- TRABAJADORES DEL MINISTERIO DE SALUD.

- AMIGOS Y AMIGAS.

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La Oficina General de Comunicaciones deberá preparar el orden de precedencia tanto para el Ministro saliente como para el Ministro entrante; se deberá incluir el saludo a los miembros de la mesa de honor y a las principales autoridades presentes agrupando por instituciones de manera que no se cometen omisiones.

GUION.

CEREMONIA DE TRANSFERENCIA DE CARGO DEL DESPACHO DE SALUD.

BIENVENIDA.

Muy buenos días tengan todos los presentes. Se da inicio a la ceremonia de transferencia de cargo del despacho de salud.

PRESENTACION DE LA MESA DE HONOR.

Preside la mesa de honorel Dr..................., MINISTRO DE SALUD.

La acompañan el DR. ..........................., EX MINISTRO DE SALUD y el DR......................., VICEMINISTRO DE SALUD.

AGRADECIMIENTOS.

Asimismo agradecemos la presencia de los distinguidos invitados que hoy nos acompañan.

DESARROLLO DE LA CEREMONIA.

ACTO 1º.

Se inicia la ceremonia con las palabras del Dr. ..................................... EX MINISTRO DE SALUD.

ACTO 2º.

A continuación lectura de la resolución suprema Nº              DEL ......................

VISTA LA PROPUESTA DEL SEÑOR PRESIDENTE DEL CONSEJO DE MINISTROS;

DE CONFORMIDAD CON EL ARTÌCULO 122º DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL PERÙ Y ESTANDO A LO ACORDADO,

SE RESUELVE:

NOMBRAR MINISTRO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SALUD; A LA 

REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.

RÚBRICA DEL  PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPUBLICA.

PRESIDENTE DEL CONSEJO DE MINISTROS.

ACTO 3º.

PALABRAS DEL DR......................, MINISTRO DE SALUD.

ACTO 4º. DESPEDIDA.

A CONTINUACIÓN SE PROCEDERÁ AL SALUDO PROTOCOLAR DE ESTILO AL MINISTRO DE SALUD.

AGRADECEMOS QUE LOS INVITADOS SE ACERQUEN A LA MESA DE HONOR POR EL LADO DERECHO.

La mesa de honor deberá estar conformada por el Titular del sector en el centro, el Ministro Saliente a su lado derecho y el Viceministro al lado izquierdo.

MESA DE HONOR TRANSFERENCIA DE CARGO DEL DESPACHO DE SALUD.

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2. Transferencia de cargo de Directores o Jefes de entidades desconcentradas o descentralizadas del Ministerio de Salud.

PROGRAMA.

CEREMONIA DE JURAMENTACIÓN DEL DR.                         EN EL CARGO DE DIRECTOR EJECUTIVO DEL HOSPITAL NACIONAL DOCENTE MADRE NIÑO - SAN BARTOLOMÉ.

Dìa
Lugar
Hora

1. Himno Nacional.

2. Palabras del Director Saliente. Dr.

3. Lectura de la Resolución Ministerial.

4. Juramentación.

5. Palabras del Director Entrante. Dr.

6. Palabras del Señor Ministro de Salud. Dr.

7. Pisco de Honor.

PALABRAS DE ESTILO.

SE COMPROMETE USTED A DESEMPEÑAR CONFORME A LEY EL CARGO DE DIRECTOR EJECUTIVO DEL HOSPITAL NACIONAL DOCENTE MADRE NIÑO - SAN BARTOLOMÉ OBTENIDO POR CONCURSO DE MÉRITOS.

SI

SI ASÍ LO HACE, QUE DIOS LO PREMIE, SINO QUE ÉL Y LA NACIÓN SE LO DEMANDEN.

3. Suscripción de convenios.

PROGRAMA.

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Para la suscripción de convenios, deberá haber además del maestro de ceremonias, una persona que ayude a hacer el cambio de carpetas conteniendo el convenio o acuerdo firmados y las retire luego de suscritos.

4. Instalación de comisiones.

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5. Inauguración de obras.

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Las Ceremonias de inauguración de obras, generalmente incluyen un recorrido or las instalaciones a ser inauguradas, este recorrido deberá ser ensayado previamente (un día antes o dos) por los organizadores para prever cualquier contratiempo y medir el tiempo que tarda completarla, considerando que no será un recorrido libre sino acompañado por la prensa.

Adjunto al  programa deberá elaborarse el plano de recorrido y designar a personas responsables de los puntos, oficinas o áreas que serán visitadas.

Si se trata de una revelación, entrega de placa recordatoria, etc., es necesario adoptar todas las medidas para que los materiales (placa, tela cobertora, botella y martillo, cinta y tijeras, obsequios, platos, placas o diplomas, etc.), estén a tiempo y adecuadamente presentados (que los nombres grabados o impresos sean los correctos).

Si la ceremonia incluye izamiento de banderas, preparar la participación de la Banda de Música (momentos y marchas a interpretar), la correcta posición de las banderas con relación a las drisas, adecuados funcionamientos de éstas, etc.

6. Condecoraciones y premiaciones.

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7. Conferencias de prensa.

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8. Presentación de libros.

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D. TIPOS DE EVENTOS.

1. SIMPOSIO.

Es simposio es una técnica de participación en la cual un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en forma sucesiva ante un grupo o auditorio.

Los expertos no deben pasar de 4 ó 5 personas.  Deben ponerse previamente de acuerdo para no repetirse.  Luego el coordinador o moderador los presenta ante el grupo, expone el tema brevemente y explica el procedimiento que se va a seguir.  Después cede la palabra a los expositores por orden, asignándoles unos 10 minutos a cada uno.  Al final del Simposio, el coordinador o moderador hará un breve resumen y dirigirá la plenaria.  Esta técnica se utiliza en reuniones de carácter formal, aunque dinámico.  Requiere que los expositores sean verdaderos expertos y dominen el tema.

GRAFICA DE UN SIMPOSIUM.

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2. MESA REDONDA.

La mesa redonda es una técnica de participación en la cual un equipo de expertos que sostienen puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un mismo tema, exponen ante el auditorio en forma sucesiva. Es sumamente útil para aclarar posiciones, para inquietar al grupo en torno a diferentes doctrinas o corrientes, permitiendo profundizar.

Lo fundamental es que los puntos de vista de los expertos sean divergentes.  Los que van a exponer el tema se pueden dividir individualmente o por parejas, sin que pasen de 4 y que tengan dominio sobre el tema en mención. 

Previamente se pondrán de acuerdo con el coordinador o moderador sobre el método a seguir y sobre el orden en que hablarán y el tiempo que gastarán.

El coordinador o moderador se sentará en el centro y a su lado los controversistas.  Los presentará primero y enfocará el tema brevemente. 

Luego irá dando la palabra durante unos 10 minutos a los expositores, procurando se turnen las distintas posiciones.  Después sintetizará los diversos puntos de vista expuestos y dará oportunidad a una segunda vuelta para aclarar los puntos de vista que quedaron oscuros. En seguida dará la palabra a los asistentes no para entablar discusión, sino para pedir aclaraciones o información.  El buen tino, la mesura y paciencia del moderador son indispensables para un buen desarrollo, no debe dejarse llevar por simpatías y antipatías, deber ser lo más objetivo posible para cumplir su rol dinamizador en el debate, no debe terminar en polémica.

GRAFICA DE UNA MESA REDONDA.

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3. PANEL.

El panel es un evento donde interviene un grupo de expertos cada uno en su materia.  No exponen, sino que dialogan desde el principio.

Esta es la gran diferencia que hay con la mesa redonda.  Aunque su desarrollo es aparentemente espontáneo, debe seguir una secuencia coherente y ordenada. Todo esto exige una preparación cuidadosa.

El coordinador o moderador selecciona a los participantes y prepara con ellos las líneas del diálogo.  Aunque cabe la improvisación en la hora, debe seguirse las líneas generales preparadas de antemano.

Cada uno de los panelistas podrá tener encima de la mesa apuntes con el desarrollo general del diálogo, allí estarán indicados los momentos en que cada uno tendrá que intervenir y las ideas que deberá exponer, respondiendo o preguntando, cortando frases de los otros.

Es muy importante que tengan facilidad de palabra y cierta chispa de humor para amenizar la conversación.

Algunos pasos que pueden darse:

- El coordinar comienza el tema, presenta a los miembros y formula una pregunta o abre simplemente la sesión.

- Comienza el diálogo.

- El coordinador deber estar atento para encaminar la conversación, si ve que ésta se sale del orden lógico preparado, o para evitar eventuales tensiones y animar el diálogo.  Puede, de cuando en cuando, hacer un breve resumen de lo expuesto e iniciar otro tema con alguna otra pregunta.

- Unos minutos antes del final invitará a cada participante a que haga un breve.

GRÁFICA DE UN PANEL.

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4. FORUM O FORO.

El fórum o foro es una técnica de participación en la cual todos los participantes de igual a igual discuten o intercambian ideas en torno a un tema determinado, bajo la dirección de un coordinador o moderador.

Difiere sustancialmente de la mesa redonda. Sin embargo, por la similitud de oportunidades de los participantes, es necesario proceder a una forma de sorteo para decidir la participación.

Sirve para conocer, en forma resumida, diversas opiniones sobre un mismo tema.

También, existen otros eventos que debemos tomarlos en cuenta para su uso eventual.  Tal es el caso de los eventos que a continuación explicaremos.

5. CONGRESO.

Es por excelencia el evento máximo o pleno; pues busca congregar a lo más selecto de una comunidad, colectividad o rama a fin para evaluar, discutir y acordar en forma conjunta sobre un tema o hecho.  Por ello, se dice que el congreso es deliberativo y resolutivo, pues a diferencia de otros eventos, en los cuales prima el intercambio y la propuesta; en el congreso, aparte de estas características, se adoptan acuerdos y se toma posición sobre temas controvertidos o en discusión.

Su preparación requiere del mayor esmero, para saber disponer de la más amplia comodidad y tranquilidad de los congresistas, quienes deberán deliberar con el mayor desasosiego para concretar los mejores acuerdos.

Cuando, previamente se hayan hecho eventos menores como seminarios o foros sobre un tema, y se concrete acuerdos para llevar sus ponencias a un evento más amplio que pueda resolver las dificultades a discernir es hora de organizar el Congreso.

6. CONFERENCIA.

Se trata de una reunión a alto nivel, mas restringida que el Congreso, tradicionalmente limitada a un solo tema y convocada por invitación. La Conferencia es en principio una reunión de índole gubernamental u oficial, en la que formalmente se abordan problemas diplomáticos, políticos, económicos.

7. SEMINARIO.

El Seminario es, por naturaleza  una reunión o serie de reuniones de especialistas con diferentes habilidades pero que comparten un interés común y que se reúnen con propósitos de entrenamiento o aprendizaje.

El programa de trabajo de un seminario apunta a enriquecer la capacidad de los participantes. Está dividido en tres fases: fase de exposición, cuando alguien previamente designado realiza una investigación y lleva su aporte al grupo; fase de discusión, cuando el asunto en cuestión es debatido y analizado en todos sus aspectos en pequeños grupos o colectivamente; y fase de conclusión, cuando el coordinador, polarizando las opiniones dominantes, propone a la aprobación del grupo las recomendaciones finales del seminario.

A menudo las personas que toman parte en el Seminario vienen de distintas ciudades o países y durante el evento viven en una especie de régimen comunitario o por lo menos concentrados en idénticos lugares y sometidos a un severo programa de trabajo.

Aunque al principio estas manifestaciones se circunscribían a asociaciones filosóficas, religiosas, etc, hoy en día esferas comerciales y técnicas recurren al Seminario como eficaz medio de comunicación.

8. COLOQUIO.

Este vocablo de raíces romanas significa en si mismo, diálogo. Se emplea frecuentemente para designar reuniones especializadas de carácter interdisciplinario que tienen el propósito de discutir sobre temas académicos o de investigación y apoyar áreas de interés mutuo mediante el intercambio de ideas. Trata de evitar en principio, toda clase de publicidad, se reúne preferentemente en un lugar tranquilo y se rodea de un ambiente propicio a las tareas intelectuales.

9. CONVENCIÓN.

Reunión de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos o de otra índole, y que convergen en una fecha y un lugar determinados previamente para intercambiar experiencias, tratar asuntos de interés común y tomar decisiones al respecto, así como establecer consenso sobre determinadas políticas, etc., con un marcado objetivo promocional.

Puede afirmarse según estadísticas y estudios solventes que, en la actualidad, han llegado a contribuir el principal factor de turismo de congresos.

10. TALLER.

Reunión de un limitado número de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas específicos y su aplicación práctica.

11. ASAMBLEA.

Como órgano supremo de las asociaciones, la asamblea consiste en una magna reunión en el curso de la cual se expone una situación determinada, se debaten problemas internos y se establecen directrices para una situación ulterior. Está exenta de motivaciones comerciales y se caracteriza por su espíritu ejecutivo y funcional. Sin embargo, en la práctica se celebran asambleas profesionales cuyos trabajos se vinculan a los negocios o coyunturas particulares de un sector.

12. COMITÉ.

El Comité es un órgano generalmente nombrado durante una sesión plenaria y cuyo mandato se limita a la asistencia de dicha reunión superior, salvo excepciones. Se encarga de emitir opiniones acerca de problemas concretos inscritos en el Orden del Día o Agenda de Trabajo y puede, a su vez, designar sub comités o grupos de trabajo para el estudio exhaustivo de materias específicas.

13. COMISIÓN.

Con una vida más efímera pero con un radio de acción más amplio que el Comité, la Comisión es un órgano de consulta que se ocupa de sectores de actividades de la asociación u organización. Las entidades pueden tener varias comisiones permanentes, cuyos miembros son elegidos por sistemas regulares, de acuerdo a Estatutos.

14. MART.

De origen norteamericano, esta clase de acontecimientos acredita autorizadamente en los países más desarrollados, compaginando las vertientes de la Convención y Exposición, a veces con nombres, formas y contenidos que varían ligeramente. Un MART en resumen, es una fórmula comercial realizada por una organización profesional, cuyo objetivo es facilitar los medios de contacto, compra y venta de servicios entre las partes interesadas. Los participantes, oferta y demanda, pueden exponer y apreciar los respectivos productos del turismo y congresismo, asistir a conferencias o seminarios profesionales, contratar técnicas y pulsar la competencia.

15. WORKSHOP.

Llamada también "bolsa de Trabajo", en donde las grandes organizaciones ofrecen sus servicios o productos a los pequeños minoristas a fin de que ellos puedan ofrecerlos a sus clientes.

En esta actividad se necesitan tener Stand de exhibición y mucha folletería, además se puede contar con algunos artículos de merchandising para mejor recordación.

16. VISITA GUIADA.

Cuando nuestra empresa o institución  por sus características técnicas, profesionales o económicas, haya adquirido un determinado prestigio, el medio local y la opinión pública se siente atraído por conocer nuestro proceso productivo o de entrega de servicio; para ello el departamento de RR.PP, debe prever y organizar visitas guiadas a nuestras instalaciones de público o grupos determinados (universitarios, etc.); de tal manera, que podamos brindar y resaltar nuestra imagen institucional.

En la visita hay que mostrar lo más resaltante de nuestras instalaciones, destacando el aporte a la economía nacional.  Estas visitas deben ser guiadas por un técnico y un miembro del Departamento de Relaciones Públicas, se debe mostrar la cordialidad de nuestro personal y resaltar la armonía que existe entre todos los componentes de la institución.

17. FESTIVIDADES.

Nuestro calendario nacional, está señalado con varios días festivos de gran importancia, que no debemos descuidar, y más bien deberíamos tomarlos en cuenta para una programación adecuada entre nuestras actividades.  Así, por ejemplo está las fiestas patrióticas, entre la que cabe destacar las Fiestas Patrias (28 de julio), que debe constituir todo un acontecimiento, que no deber ser una baja de producción, sino que debe servir para que nuestro personal se compenetre de una idea de nacionalidad y colectividad, que requiere de mucho esfuerzo, sacrificio y voluntad de trabajo para el bienestar de nuestras respectivas familias.  Otras festividades como para citar como ejemplo, el  Día del Trabajo (1º de Mayo), deben ser tomadas en cuenta y la institución debe tomar la iniciativa, para de acuerdo a las circunstancias saber estimular y reconocer el gran aporte de los trabajadores a la consolidación de la empresa o institución.  Todas estas fechas deber ser programadas en un Calendario de Eventos, para que se preparen las medidas adecuadas para cada caso.

18. EVENTOS DEPORTIVOS.

En nuestro medio social, el deporte, el esparcimiento y entretenimiento son elementos muy importantes, como estrategias de integración entre los trabajadores y la empresa. Por ello, también es necesario incorporar dentro del programa de actividades los eventos deportivos, que requiriendo una preparación singular necesitan que las personas enteradas y con mayores conocimientos se comprometan en estas actividades.  Es bien cierto, que en "mente sana, cuerpo sano", como decían los griegos; por ello  para mejorar la producción también se necesita trabajadores anímica y físicamente preparados.

E. EQUIPOS DE TRABAJO POR CEREMONIAS O EVENTOS.

Toda persona o grupo que asume la responsabilidad de realizar un evento o ceremonia debe, al iniciar su trabajo, estar consciente de ciertas consideraciones generales que afectarán, de forma directa o indirecta, y en cierto grado, una o varias de las acciones que integran el proceso administrativo necesario para desarrollar un evento o ceremonia.

Planificar implica realizar acciones, estableciendo previamente donde se está y a donde se quiere llegar, es decir, justificando la acción. Los factores principales del éxito de un evento son dos: la institución Organizadora (anfitrión) y el Coordinador del Evento.

La Institución Organizadora es la responsable de ofrecer el evento. Del reconocimiento que ella tenga en el medio al que pertenece depende casi siempre de la asistencia de un mayor o menor número de participantes.

La Coordinación cuya principal tarea es planificar, administrar, orientar los procesos en grupo, transcribir, preparar originales, difundir, publicar, etc.

Fijación de objetivos. Determina el fin o meta que se persigue. Una acción inmediata es la investigación de todos los factores positivos o negativos, pasados, presentes o futuros, internos o externos, que influirán o afectarán la consecución de las acciones del proceso del evento.

Pre-evento. Se inicia con el anteproyecto. Cuando tenemos aprobada la idea empezamos con el proyecto,  ya con los costos definidos, en los cuales se deben incluir, por supuesto, las variaciones que se puedan presentar.

Evento. Cuando ya todo lo anterior se ha cumplido y se tiene el cupo ya definido, empieza la preparación del evento. Para un buen desarrollo y un desempeño eficaz de las actividades se aconseja separar los trabajos en grupos y designar personas responsables para las tareas de cada actividad.

Veamos el proceso que se realiza, días antes del evento.

1. Alojamiento.

2. Transporte (aéreo, terrestre).

3. Lugar del Evento.

4. Acto Inaugural del Evento.

5. Desarrollo del Evento.

6. Logística.

7. Contenido de las mesas.

Post-Evento. Al concluir el evento, deberá llevarse a cabo una serie de trabajos que permitirán dar por terminado el acontecimiento tales como:

1. Controlar el estado de los equipos e instalaciones antes de su devolución. 

2. Recoger objetos perdidos que puedan ser reclamados.

3. Recopilar los documentos sobrantes.

4. Enviar cartas de agradecimientos.

5. Editar discursos, puntos de discusiones, informe final, acta final y otros.

6. Preparar lista definitiva de participantes con datos institucionales y personales.

7. Completar las carpetas para el archivo y consultas posteriores.

El cierre financiero de las actividades en cualquier entidad, debe hacerse en forma cuidadosa y detallada, ya que supone la presentación del informe del evento.

Si hacemos el evento privadamente, debemos saldar deudas y efectuar todos los pagos que hayan quedado pendientes. Es importante establecer el costo final del evento.

Evaluación:  Evaluar el evento implica una doble finalidad.

1. Mejorar la calidad de los eventos.

2. Suministrar datos que permitan una mejor preparación y administración de los futuros eventos.

La estructura básica en la organización de una ceremonia o evento:

La estructura básica en la organización de una ceremonia o evento gira alrededor de cuatro unidades fundamentales, mejor conocidas como comisiones de trabajo (término más usado en el argot de gerencia de eventos): logística, relaciones públicas y protocolo, finanzas y cultural. La terminología puede variar de un comité organizador a otro, pero en esencia las tareas a desempeñar en cada una de ellas es la misma.  Dada la diversidad y/o especificidad de las tareas así como el número de personas disponibles para llevar adelante el evento se crean subcomisiones dentro de la estructura de la organización creada.

Así se tienen las siguientes comisiones:

1. Comisión de Logística.

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y hace posible la ejecución del evento. Según la especificidad de las tareas a ejecutar se puede clasificar en actividades o subcomisiones de:

Subcomisiones de:

- transporte.

- alimentación.

- alojamiento.

- secretaría.

- apoyo técnico-académico.

- apoyo técnico-audiovisual.

- apoyo de servicios generales.

Es importante señalar que estas subdivisiones derivan exclusivamente de la especificidad de las actividades pero no implican que para atenderlas se requiera obligatoriamente duplicar los recursos o utilizar grupos de personas diferentes. En la práctica y en atención a las limitaciones presupuestarias de las instituciones, una persona puede ocuparse simultáneamente de dos subcomisiones o más.

Hay ciertas subcomisiones que exigen mayor tiempo y esfuerzo en una de las fases del evento y no en todas por igual. Con la combinación de funciones se cumple con estos requisitos y con el sentido de integridad del equipo de trabajo. En resumen la división, clasificación y agrupación de funciones al realizar un evento están sujetas al número de participantes que se atenderán y a la cantidad de recursos humanos y económicos disponibles para ello.

Por cuanto resulta evidente el tipo de actividad que desarrollan las subcomisiones de transporte, alimentación alojamiento y secretaría no se incluyeron aquí aclaratorias o definiciones. Las tareas que en cada una de ellas se deben cumplir en cada fase del evento se presentan más adelante. Sin embargo, se considera  necesario explicar es esta descripción de la estructura básica de la organización de un evento en que consisten las subcomisiones de apoyo técnico-académico, técnico-audiovisual y de servicios generales.

La subcomisión de apoyo técnico-académico se crea cuando el evento es de tipo Conferencia, Seminario, Taller, Congreso, Simposio o cualquier otro de esta misma índole.

Entre sus responsabilidades se pueden mencionar: elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, revisar el temario a desarrollar, seleccionar las ponencias o trabajos según la normativa establecida, determinar la metodología de trabajo a desarrollar por los participantes en el evento, recopilar, ordenar la reproducción y distribuir los materiales (ponencias) en el mismo coordinar la elaboración de la memoria o publicación de los trabajos presentados en él, entre otras.

La subcomisión de apoyo técnico-audiovisual se centra en coordinar todo lo relacionado con sonido, grabación, filmaciones, fotografías y equipos necesarios para la presentación de trabajos tales como retroproyector, pantalla, data show, entre otros.

La subcomisión de apoyo de servicios generales se encarga de coordinar lo referente a los servicios de iluminación, teléfono, ventilación y electricidad, del local o auditorio donde tendrá lugar el evento, su señalización, adecuación, seguridad y vigilancia, ambientación la provisión o suministro de materiales, en general, necesarios para realizar el evento, servicio de reproducción, manejo de computadoras, entre otros.

2. La comisión de Relaciones Públicas y Protocolo atiende básicamente todas aquellas actividades que abarca la promoción y difusión del evento, las relaciones interinstitucionales que derivan de ejecución, la organización y realización de recepciones o actividades sociales y del ceremonial de los actos del evento en atención a normas protocolares, que permitan proyectar adecuadamente la imagen de la institución. Al igual que para los otros entes de la Comisión Organizadora, más adelante se ofrece información detallada.

3. La Comisión de Finanzas centra sus esfuerzos en todo lo concerniente a las actividades administrativas y financieras del evento, al presupuesto, su elaboración y ejecución.

En algunas oportunidades las actividades financieras son de competencia directa del Coordinador General. No obstante, si el evento implica un presupuesto muy elevado, diversidad de gastos y gestiones es recomendable nombrar un coordinador exclusivamente designado para estas funciones.

4. La Comisión Cultural es la encargada de elaborar y ejecutar el Programa Cultural Recreativo, Turístico y de Exhibición que se acuerde realizar para el evento. Cualquiera que sea la actividad (congreso, seminario, graduación, condecoración, encuentro deportivo), las instituciones acostumbran organizar programas culturales que permitan proyectar las agrupaciones artísticas de la institución, de la región o del país según sea la necesidad, como medios para el descanso y la recreación de los participantes y como recurso para el afianzamiento de valores y de proyecciones de la identidad cultural.

Para culminar con este aspecto es preciso agregar que para todo evento se debe contar con un médico y en el menor de los casos con una Unidad de Primeros Auxilios a objeto de poder atender cualquier emergencia. Estos recursos fungirían dentro de la Comisión Organizadora como unidades de apoyo al evento. Conveniente resulta también el tomar las previsiones para la contratación de un servicio de ambulancia que esté disponible todo el tiempo durante el evento para las urgencias que pudieran presentarse.

Como apoyo al evento se debe incluir a las personas que tramitarán los permisos sin son necesarios, básicamente para las actividades que se realicen al exterior de la Institución, puede ser la vía pública, calles, parques o plazas.

F. DISCURSOS PARA CEREMONIAS O EVENTOS.

Para ofrecer un discurso en alguna actividad o ceremonia éste debe prepararse con anterioridad. Para saber que decir se debe conocer el tipo de acto en el que se va a intervenir y conocer que personas conforman el auditorio. Todos estos factores condicionan el discurso o conferencia.  La elaboración de los discursos puede ser encargado en el caso del Despacho Ministerial a los Asesores o a las áreas técnicas. La Oficina de Comunicaciones debe asegurar la redacción del mensaje para que este sea entendido evitando el excesivo uso de términos técnicos que confunden al auditorio.

La Oficina de Comunicaciones deberá  guardar los discursos en un archivo especial para el anuario, así mismo deberá colgarlos en su página web, si la tuviera.

A efecto de facilitar su difusión en medios de comunicación antes de la ceremonia debe tener una copia del mismo para ser entregado a los periodistas que asistan a la reunión, también se tiene que enviar una copia a la Dirección Ejecutiva de Prensa para su difusión.

1. Actos inaugurales o de clausura. Dentro de estos actos hay que diferenciar si son actos breves (inauguraciones de obras por ejemplo) o actos más ceremoniosos como aperturas de un curso en la Institución,  etc. Los primeros serán de una duración no superior a los 10 minutos. Y los segundos, sobre todo los del tipo académico entre los 30  minutos como mucho.

2. Mesas redondas. Se caracteriza por la presencia de varios ponentes. Cada una de las ponencias pueden tener una duración distinta, todo dependerá de la distribución del tiempo. (habrá que conocer el tiempo total disponible y el número de ponentes, para hacer cálculos).

3. En almuerzos o cenas. Son los discursos, generalmente muy breves, que suelen dar el anfitrión y el invitado en un determinado acto, al término del banquete. El anfitrión suele agradecer la visita / participación del invitado, y el invitado agradece la acogida dada.

4. De Homenaje. Son los discursos en los que se rinde homenaje a una persona o entidad. El organizador hace una breve introducción, presenta a los ponentes (oradores, generalmente allegados o conocidos del homenajeado), y hablan éstos. Generalmente se resaltan las cualidades humanas y profesionales del "homenajeado". Por último, habla el homenajeado, que suele agradecer la deferencia que han tenido el resto de oradores con su persona, así como agradece al/los organizador/es el agasajo recibido (en forma de banquete o cualquier otro tipo de celebración).

5. Generales. Son los discursos pronunciados en los más diversos actos que podamos organizar, como inauguraciones, actos académicos, seminarios, etc. En función del tipo de acto, se establece un orden de participación de los oradores, que puede ser muy diverso: por orden de importancia, por tema tratado (algunos hacen la introducción, que posteriores oradores amplían), etc.

En el momento de los discursos la regla general suele ser de menor a mayor. Empiezan a hablar los invitados de menor rango, para terminar el de mayor rango, aunque se puede variar el orden por diversas razones de organización.

Al momento de dirigir un discurso se debe tener en cuenta los siguientes consejos:

- No trate de mencionar a todo el mundo, siempre podría olvidarse de alguien.

- No intente dirigir un discurso en un idioma que no domine.

- Limite el saludo al invitado de honor o al anfitrión.

- Cuidado con extenderse demasiado en su discurso, tampoco se vaya al extremo siendo demasiado breve.

- Si acude a un acto en el que pueda ser invitado a dirigir unas palabras al auditorio, no está de más llevarse unas palabritas apuntadas.

- Evite, a no ser que sea un orador excelente, el discurso hablado y opte por el discurso leído. Es más seguro y no le traicionará la memoria.

- Si es de los últimos en hablar, trate de ser más breve y ameno que el resto. La audiencia está más cansada y distraída que al principio y muchas de las cosas ya están dichas.

- Común para todos los discursos: sea breve, claro y ameno.

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    10/09/2005

    Modificado el

    09/05/2009

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