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Las reuniones no presenciales. Reuniones virtuales.

  • La posibilidad de tratar temas y discutir sobre asuntos por medio de un simple canal de comunicación como es una línea telefónica o una conexión vía satélite, y un sencillo equipo.

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Foto  splitbrain  Videoconferencia.

Una novedad, que nos permiten las nuevas tecnologías y los nuevos medios de comunicación son las reuniones virtuales. La posibilidad de tratar temas y discutir sobre asuntos por medio de un simple canal de comunicación como es una línea telefónica o una conexión vía satélite, y un sencillo equipo, es una opción cada día más utilizada por directivos y otros cargos que no pueden perder tiempo en largos viajes para reuniones cortas, pudiéndolo hacer desde su propio despacho o sala de reuniones. Podemos tener dos posibilidades: solo texto (chat) y pizarra, o video conferencia.

Solo charla.

Existen muchos programas de charla que ponen a disposición del usuario un medio de comunicarse de forma escrita con otros usuarios. Además, alguno de ellos dispone de una pizarra común donde se pueden intercambiar esquemas, gráficos, y anotaciones. Estos programas además nos facilitan utilidades para el intercambio de documentos y archivos, pudiendo recibir o enviar fotos, cartas y cualquier otro archivo. Otra ventaja es que podemos "registrar" toda la conversación y quedar grabada en un "log". Así podemos repasarla y hacer una revisión de los temas tratados. La principal desventaja, es la frialdad y despersonalización.

"Tecnología y buenas maneras, no están reñidas"

Videoconferencia.

Es el sistema más utilizado en la actualidad. A las características del apartado anterior, hay que añadir la imagen real en directo (si no hay imagen, pero si hay sonido se le conoce como audioconferencias). Este sistema permite por medio de InterNet y por línea directa conectar dos equipos (ordenadores, equipo de videoconferencia, etc.) y entablar una reunión totalmente privada o conjunta, con dos o más localizaciones distintas (pueden participar varias personas de distintos puntos de origen). El ahorro de costes tanto monetarios como personales es muy elevado. Y la productividad de estas reuniones no tiene nada que envidiar a las presenciales (sobre todo para determinados temas).

Buenas maneras.

Tecnología y buenas maneras, no están reñidas. Aunque las reglas básicas son las explicadas en Net-etiqueta vamos a recordar algunas: no se debe escribir todo el texto en mayúsculas pues significaría que estamos gritando, procurar utilizar un idioma común para evitar confusiones en las transcripciones, procurar no enviar documentos innecesarios para no recargar la línea de comunicación, utilizar los mismos  modales y tratamientos que en cualquier otro tipo de comunicación escrita. Si además hay imagen (videoconferencia) hay que mantener una postura correcta, evitar ruidos extraños (movimiento de papeles, música de fondo, teléfonos, etc), vestir igual que para una reunión presencial y también debemos procurar no salirnos del ángulo de cámara para que los conectados no pierdan nuestra imagen.

  • Alta el

    28/07/2003

    Modificado el

    12/11/2010

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