Llamar por teléfono. Qué decir. Cortesía al teléfono. Conversación. Tratamientos.

Foto  Martin Cathrae  Hablar por teléfono.

Contestar y hablar por teléfono.

El teléfono en el trabajo no sigue las mismas normas que las llamadas particulares. Vamos a ver algunos puntos básicos y sus diferencias.

Las llamadas telefónicas de oficina no se deben realizar fuera del horario de trabajo (salvo que haya una razón muy poderosa para hacerlo). Por supuesto, no se realizan llamadas de trabajo a domicilios particulares, salvo que sean parte de su trabajo.

Cuando hacemos la llamada debemos identificarnos con nuestro nombre y el de la empresa a la que representamos. Debemos saludar a la persona que contesta al otro lado del teléfono.

Si la persona a la que llamamos no está, preguntaremos por el horario en el que podemos encontrarla en la oficina. Si está ocupada, también nos informaremos si es mejor esperar al teléfono o llamar un poco más tarde.

Las llamadas de trabajo deben ser cortas (puede haber personas esperando por nosotros o por el otro interlocutor), sin tratar de temas personales. Si tenemos que hablar de temas personales, lo mejor es dejarlo para otro momento, y a ser posible, fuera del horario de trabajo.

No hable con la persona que está al teléfono y con alguna otra persona que esté en su oficina en ese momento. Es de mala educación. Tampoco es muy elegante tapar el auricular para hacer comentarios sobre la llamada. Debe prestar atención a la llamada con la que está.

Si tiene alguna llamada pendiente, no le haga esperar demasiado. Es mejor advertirle que llame con posterioridad pues la conversación actual va a durar un buen rato. Lo mismo si estamos reunidos y nos pasan alguna llamada.

Cuando termine lo que está haciendo, no se olvide devolver todas las llamadas que tiene pendientes, excepto aquellas en las que haya acordado que le llamen pasado un tiempo.

Si ha tenido a una persona esperando un cierto tiempo, pida disculpas antes de empezar la conversación. 

• El teléfono en la empresa.