Protocolo y Etiqueta 2.0protocolo.org

-

-

Protocolo para reuniones efectivas.

  • Se debe buscar que la reunión sea eficaz y eficiente, para lo cual me permito dar a conocer algunos aspectos, reglas y procedimientos que deben ser cumplidos.

Herramientas

Reproductor VOZ

  • VOZ Voz 


Autor y Fuente

  • Autor

    Alfredo Salinas Arroyo.

  • Fuente

    Diario El Meridiano de Sucre - elmeridianodesucre.com.co

 

En nuestra vida, de alguna manera y por diferentes motivos hemos conocido o tenido la experiencia de coordinar, preparar, asistir, conducir, hacer seguimiento o evaluar una reunión, y han sido diversos los conceptos formados sobre la forma como se dan  las reuniones. Normalmente siempre  tenemos la inquietud de cómo hacer para que las reuniones sean efectivas, porque a veces en estas hay poca asistencia, se vuelven muy largas, aburridoras, la gente se sale antes de terminar, se habla mucho y no se concluye, salimos con la sensación de que hemos perdido el tiempo, perdemos la motivación para regresar o volver a asistir a otra reunión similar. Las reuniones se realizan en diversos escenarios y con diferentes objetivos en el campo laboral, personal, familiar, político, organizacional, etc.

Existen aspectos claves o estratégicos para planear, realizar, dirigir y evaluar las reuniones. Estas pueden  tener diferentes finalidades dentro de las organizaciones, tales como: informar, convencer, tomar decisiones, obtener información, sensibilizar o motivar, resolver problemas o conflictos, etc. Se debe buscar que la reunión sea eficaz y eficiente, para lo cual me permito dar a conocer algunos aspectos, reglas y procedimientos que deben ser cumplidos como  parte del protocolo para  llevar a cabo reuniones efectivas:

1. Las reuniones deben tener un objetivo claro y conciso.

2. Definir y programar el lugar, fecha, horario de inicio y terminación de la sesión.

3. La citación o invitación debe realizarse con la debida anticipación, incluyendo el orden del día o agenda proyectada, anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la reunión.

4. Revisar y preparar con anticipación el apoyo logístico requerido.

5. Al iniciar la reunión, colocar a consideración y aprobación de los participantes el orden del día o agenda de trabajo, asignando el tiempo de duración para cada tema.

6. Según el tamaño, necesidad  y tipo de reunión, asignar roles y responsabilidades: líder, moderador o facilitador, jefe de ceremonia, relator, secretario, oficial de orden, etc.

7. Dar a conocer las normas o reglas básicas a tenerse en cuenta para el desarrollo de la reunión.

8. Iniciar y terminar la reunión puntualmente, según la hora indicada. Evite que las reuniones se prolonguen demasiado. "Hágale honor a los cumplidos, evite recompensar a los que llegan tarde".

9. En el desarrollo de la reunión hay que motivar la participación, ser buen escucha, generar el debate y la toma de decisiones, respetar el uso de la palabra, evitar hablar al mismo tiempo que lo hace otra persona, centrar las intervenciones en los temas de la agenda y hacerlo en forma clara y concreta.

10. Monitorear y controlar el tiempo a medida que avanza el desarrollo de la reunión.

11. Utilizar adecuadamente las mociones parlamentarias.

12. Resumir conclusiones y tomar nota de los progresos conseguidos.

13. Asignar la responsabilidad de tareas y establecer fechas de ejecución.

14. Programar otra reunión, si fuera necesario.

15. Terminar la reunión a la hora prevista.

16. Realizar seguimiento.

Muchas veces cuando nos invitan a una reunión pensamos y/o escuchamos expresiones como estas: "de nuevo a perder el tiempo", "tengo mucho trabajo o  mucho que hacer y no puedo asistir porque nunca se termina a tiempo", "en esas reuniones la gente discute mucho, y no concluyen nada", "yo no voy a esa reunión, siempre es la misma vaina". Recordemos que las reuniones son importantes, deben realizarse si realmente son necesarias, tienen un costo. Aprenda a utilizar el protocolo en forma adecuada para todos los aspectos propios de la programación y el buen desarrollo de la reunión, no olvide la importancia de evaluar y medir los resultados alcanzados que permitan retroalimentar el proceso para mejorar continuamente y hacer que cada día las reuniones sean más productivas y efectivas. 

  • Alta el

    25/07/2010

    Modificado el

    26/07/2010

    Contenido ID

Seguir Navegando

Contenido Relacionado

Buscador de Protocolo más de 40.000 entradas


Contenido Relacionado

 

Comentarios

Su opinión es importante. Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.

Recuerde comentar es gratis, y ayudar a otras personas satisfactorio.

Citas Celebres

    • Los hombres vulgares inventaron la vida social, porque les es más fácil soportar a los demás que soportarse a sí mismos. Schopenhauer.

Preguntas con Respuesta

    • Tengo que traducir al inglés y francés una invitación de un acto en el que participarán los Reyes de España. En castellano dejamos "... a cargo de SS.MM. los Reyes" (sin decir de España), pero en francés y en inglés ¿Hay que decir Leurs Majestés le roi et la reine d'Espagne y Their Majesties the King and Queen of Spain? ¿o dejamos sólo Leurs Majestés le roi et la reine y Their Majesties the King and Queen?

    • Cuando la invitación no tiene carácter nacional, debe indicarse el país al que pertenece el cargo o título que se ostenta.

       

 

Protocolo y Etiqueta es un portal de Cronis OnLine. Copyright © 1995-2015

Generado con contentG

Contacto

Algunos contenidos de este portal web están bajo una licencia de Creative Commons.Aviso Legal