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Protocolo para reuniones efectivas.

  • Se debe buscar que la reunión sea eficaz y eficiente, para lo cual me permito dar a conocer algunos aspectos, reglas y procedimientos que deben ser cumplidos.

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  • VOZ Voz 


Autor y Fuente

  • Autor

    Alfredo Salinas Arroyo.

  • Fuente

    Diario El Meridiano de Sucre - elmeridianodesucre.com.co

 

En nuestra vida, de alguna manera y por diferentes motivos hemos conocido o tenido la experiencia de coordinar, preparar, asistir, conducir, hacer seguimiento o evaluar una reunión, y han sido diversos los conceptos formados sobre la forma como se dan  las reuniones. Normalmente siempre  tenemos la inquietud de cómo hacer para que las reuniones sean efectivas, porque a veces en estas hay poca asistencia, se vuelven muy largas, aburridoras, la gente se sale antes de terminar, se habla mucho y no se concluye, salimos con la sensación de que hemos perdido el tiempo, perdemos la motivación para regresar o volver a asistir a otra reunión similar. Las reuniones se realizan en diversos escenarios y con diferentes objetivos en el campo laboral, personal, familiar, político, organizacional, etc.

Existen aspectos claves o estratégicos para planear, realizar, dirigir y evaluar las reuniones. Estas pueden  tener diferentes finalidades dentro de las organizaciones, tales como: informar, convencer, tomar decisiones, obtener información, sensibilizar o motivar, resolver problemas o conflictos, etc. Se debe buscar que la reunión sea eficaz y eficiente, para lo cual me permito dar a conocer algunos aspectos, reglas y procedimientos que deben ser cumplidos como  parte del protocolo para  llevar a cabo reuniones efectivas:

1. Las reuniones deben tener un objetivo claro y conciso.

2. Definir y programar el lugar, fecha, horario de inicio y terminación de la sesión.

3. La citación o invitación debe realizarse con la debida anticipación, incluyendo el orden del día o agenda proyectada, anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la reunión.

4. Revisar y preparar con anticipación el apoyo logístico requerido.

5. Al iniciar la reunión, colocar a consideración y aprobación de los participantes el orden del día o agenda de trabajo, asignando el tiempo de duración para cada tema.

6. Según el tamaño, necesidad  y tipo de reunión, asignar roles y responsabilidades: líder, moderador o facilitador, jefe de ceremonia, relator, secretario, oficial de orden, etc.

7. Dar a conocer las normas o reglas básicas a tenerse en cuenta para el desarrollo de la reunión.

8. Iniciar y terminar la reunión puntualmente, según la hora indicada. Evite que las reuniones se prolonguen demasiado. "Hágale honor a los cumplidos, evite recompensar a los que llegan tarde".

9. En el desarrollo de la reunión hay que motivar la participación, ser buen escucha, generar el debate y la toma de decisiones, respetar el uso de la palabra, evitar hablar al mismo tiempo que lo hace otra persona, centrar las intervenciones en los temas de la agenda y hacerlo en forma clara y concreta.

10. Monitorear y controlar el tiempo a medida que avanza el desarrollo de la reunión.

11. Utilizar adecuadamente las mociones parlamentarias.

12. Resumir conclusiones y tomar nota de los progresos conseguidos.

13. Asignar la responsabilidad de tareas y establecer fechas de ejecución.

14. Programar otra reunión, si fuera necesario.

15. Terminar la reunión a la hora prevista.

16. Realizar seguimiento.

Muchas veces cuando nos invitan a una reunión pensamos y/o escuchamos expresiones como estas: "de nuevo a perder el tiempo", "tengo mucho trabajo o  mucho que hacer y no puedo asistir porque nunca se termina a tiempo", "en esas reuniones la gente discute mucho, y no concluyen nada", "yo no voy a esa reunión, siempre es la misma vaina". Recordemos que las reuniones son importantes, deben realizarse si realmente son necesarias, tienen un costo. Aprenda a utilizar el protocolo en forma adecuada para todos los aspectos propios de la programación y el buen desarrollo de la reunión, no olvide la importancia de evaluar y medir los resultados alcanzados que permitan retroalimentar el proceso para mejorar continuamente y hacer que cada día las reuniones sean más productivas y efectivas. 

  • Alta el

    25/07/2010

    Modificado el

    26/07/2010

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Citas Celebres

    • Lo que se aprende en la cuna, siempre dura. Anónimo.

Preguntas con Respuesta

    • En la mayoría de los libros figura, como usted bien lo reconoce, colocar la servilleta a la izquierda del plato. Ustedes indican colocarla a la derecha. ¿Cual sería el fundamento? Y en ese caso al retirarse de la mesa, ¿dónde se deja?

    • La mayor parte de los libros de protocolo indican como correcto el lado izquierdo de la mesa. Y para terminar de comer o hacer una pausa utilizar el lado derecho. De forma generalizada, al menos es España, se coloca en el lado derecho.

      Consultando libros de protocolo y otros documentos sobre el tema, no hemos encontrado fundamento alguno a tal hecho. Sólamente uno de ellos indica el motivo por el que en determinados casos se coloca a la derecha; es debido a que es la parte más "desahogada" de la mesa. Ya que en la parte izquierda además de los cubiertos suelen estar el platillo para el pan, el platillo para la mantequilla, etc.
       

 

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