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Reglas de etiqueta para el correo electrónico que todo profesional debería conocer.

  • El correo electrónico es un elemento fundamental en la actual comunicación empresarial.

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    Basado en el artículo de Bárbara Pachter

 

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Foto  Alec Perkins  Sobre de correo tradicional.

Reglas de etiqueta para el correo electrónico que todo profesional debería conocer.

El correo electrónico (e-mail) ha pasado a ser una de las herramientas fundamentales dentro de la comunicación empresarial. La facilidad de poder mandar un correo desde cualquier dispositivo como un ordenador, una tableta, un teléfono móvil -celular-, etc. y desde casi cualquier lugar ha hecho del correo electrónico un "arma" de trabajo muy importante e imprescindible.

Una de las grandes ventajas es que no molesta o interrumpe como lo puede hacer una llamada telefónica. El correo se recibe en cualquier momento, pero se lee y contesta cuando quiere la persona receptora. Es el receptor el que elige el momento que considera más oportuno para contestarlo.

El correo electrónico profesional o de negocios, debe atenerse a unas mínimas reglas de etiqueta, que algunas personas, o desconocen, o no aplican de forma correcta. Los correos electrónicos dentro del ámbito de trabajo deben guardar cierta formalidad, no tienen porqué ser graciosos, ni divertidos, ni llenos de abreviaturas... deben ser profesionales, serios, breves y directos, manteniendo una redacción correcta y unos tratamientos de cortesía adecuados.

Los principales puntos a tener en cuenta y que pueden ser más importantes a la hora de redactar un correo electrónico son:

1. Indicar un "subject" -asunto- claro y significativo.

El asunto es un titular que con pocas palabras resuma el contenido del correo electrónico. Por ejemplo: "Cambio fecha de reunión", "Reclamación pedido", "Facturas pendientes de abonar", etc.

2 . Correos con dominios propios.

Las direcciones de correo electrónico, mejor de su empresa o compañía. Da mucha mejor imagen y dice mucho más de una empresa o profesional, utilizar un correo con el nombre de la empresa que cuentas genéricas de grandes proveedores como gmail, hotmail, outlook, yahoo, etc. Las cuentas personales, para asuntos propios y privados.

3 . Qué responder y a quién.

El botón responder hay que utilizarlo con cierto cuidado. Si no se fija bien, puede responder a un grupo de personas que no deberían recibir el mensaje que iba dirigido a una sola. Observe quién le remite el mensaje, que no sea una lista con varios remitentes.

4 . Utilice los signos de exclamación con moderación.

Si quiere darle énfasis a sus palabras no utilice las letras mayúsculas ni abuse de los signos de exclamación. Es un correo profesional, no el guión de una película. No hay que abusar tampoco de otros recursos gráficos como emoticones, combinaciones de signos de puntuación y caracteres, etc. El correo puede quedar poco serio.

5 . Nacional o internacional.

Un correo electrónico hay que redactarlo acorde al destinatario que lo va a recibir. Las diferencias idiomáticas y culturas, en algunos casos, hacen que el mensaje deba ser redactado con cierto cuidado, para no dar lugar a malas interpretaciones debido a las palabras, giros o expresiones utilizadas. La gran desventaja del lenguaje escrito es la falta de comunicación no verbal -gestos, movimientos...- y de las distintas entonaciones de la voz.

6 . Responder a sus correos electrónicos.

Al igual que ocurre con la correspondencia comercial tradicional, los correos electrónicos hay que contestarlos lo antes posible, siempre estableciendo un orden de prioridades en función de la importancia de los mismos.

Si un correo recibido es para otra persona o departamento lo correcto es reenviarlo a esta persona, si sabe quién es. Si no lo sabe, también debe contestar al remitente indicando el error cometido. Si no le contesta, el remitente puede que esté esperando una respuesta que nunca le llegará.

  • Alta el

    10/10/2013

    Modificado el

    10/10/2013

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