A diferencia de la correspondencia personal, no debe estar escrita nunca a mano. Como dijimos en el capítulo de hablar por teléfono la carta debe tener una buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc. Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación.

El papel.

Siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo , o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web si se tiene. El papel debe ser de buena calidad sin llegar al "cartón", difícil de doblar y ensobrar. El tamaño utilizado por excelencia es el DIN A4 (21,5 x 29, 5) debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible utilizar el tamaño folio (21,5 x 35).

Como dijimos no escriba nunca correspondencia comercial a mano. Puede utilizar la máquina de escribir (manual o eléctrica) o el ordenador. El tipo de letra a utilizar deberá ser de un tamaño adecuado (unos 10 puntos por pulgada está bien), y la fuente debería ser clara y legible (Times New Roman, Arial, Helvética o similar), evitando utilizar esas fuentes tan "bonitas" que tenemos en nuestro ordenador. Procure evitar utilizar más de dos tipos de letra distintos en sus cartas, utilizando varias fuentes para remarcar cada palabra, quedando su carta como una exposición de tipos de letra.

El sobre.

Uno de los más utilizados es el conocido como sobre de "ventana". Este sobre se caracteriza por tener una ventana transparente, que nos permite ver la dirección del destinatario; la ventaja es el ahorro de tener que añadir los datos del destinatario en el sobre (y el ahorro de tiempo y de una etiqueta exterior). La medida más utilizada es el tamaño 22 x 11, 5 aunque dependiendo del tamaño de la papelería de la empresa puede ser diferente. El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su logo. A diferencia de los sobres personales, en los sobres comerciales, el remite (datos del remitente) suele ir colocado en la parte delantera del sobre.

Pondremos los datos del destinatario en la parte superior derecha, aunque también se admiten en el lado izquierdo. Debajo dos o tres líneas después la fecha (datar la carta), con el lugar desde donde se escribe (León, a ...). Mejor utilizar la fecha con mes que con dígito.

En muchos casos indicar s/ref o n/ref (ver abreviaturas), significa que se hace referencia al asunto tratado.

Las fórmulas de cortesía muy diversas: Estimado señor ... , Muy señor mío / nuestro ..., Apreciado señor ..., Distinguido señor ..., Muy distinguido señor ..., etc. Las fórmulas de cortesía son válidas en función del conocimiento personal o no de la persona a la que nos dirigimos, así como del tratamiento que tenga por su cargo o título.

Cuerpo.

Aquí expondremos el motivo de la carta, de forma clara y sencilla. Expondremos los puntos fundamentales, objetivo por el cual se escribe la carta (reclamación de un pago, realización de un pedido, etc). En caso de que sean varios los asuntos tratados, se escribirá cada uno de ellos en párrafos separados. Habremos de procurar dejar un amplio margen izquierdo (al menos 2,5 ó 3 cms). El margen derecho puede ser menos amplio. Y en la medida de lo posible "justificar" los párrafos para que la carta quede más elegante y presentable.

Pie.

Es la despedida y cierre de la carta. Debemos utilizar una fórmula de cortesía acorde con la utilizada en la cabecera de la carta. Evite utilizar formas obsoletas como Dios guarde a Usted muchos años, Quedo a sus pies, etc.

Aunque hay muchas formas de terminar una carta puede utilizar expresiones de este tipo: En espera de sus gratas noticias ..., Sin otro particular por el momento ..., Reciba un cordial/atento saludo ..., Se despide atentamente ..., Un saludo ..., etc. No se olvide que unas líneas (tres o cuatro) por debajo de esta fórmula debería ir su nombre y firma (de su puño y letra, aunque en determinados casos por el alto volumen de correspondencia, la firma está impresa o en un sello de caucho).

Algunos consejos finales:

1. Evite faltas de ortografía.

2. Escriba las cartas por una sola cara del papel.

3. Si escribe varias hojas, no olvide numerarlas.

4. Inserte una línea en blanco entre los párrafos.

5. Inserte tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta.

6. La firma debería ser manual. Rúbrica de puño y letra (aunque hay casos en que es totalmente imposible por el volumen de correspondencia emitida).

7. Evite tachones, manchas, arrugas, etc. Rehaga la carta cuantas veces sea necesario.