Una de las primeras cosas que hacemos cuando acudimos a una reunión, tanto en Japón, como en otros muchos países del mundo, después de realizar los pertinentes saludos es hacer el intercambio de las tarjetas de visita.
La tarjeta de visita es una estupenda fuente de información sobre la persona o personas con las que estamos tratando. En ella deben figurar los datos básicos tanto de la persona como de la empresa o entidad que representan.
Los datos básicos que deben aparecer en una tarjeta de visita son:
1. El nombre completo de la persona.
2. El cargo que ocupa o representa.
3. El nombre de la empresa o entidad.
4. La dirección y el teléfono de contacto.
5. Opcionalmente, el logotipo de la empresa y algún otro dato adicional.
Actualmente, como sucedió con el número de fax, los avances tecnológicos han dado lugar a incluir como un dato importante a imprimir en las tarjetas de visita la dirección de la página web de la empresa (URL) y el correo electrónico de la persona.
Los datos que figuran en la tarjeta de visita deberían ser impresos en ambos idiomas, el Japonés y el Inglés, para hacerlas más cómodas e internacionales para todo el mundo.
Las tarjetas deben estar totalmente limpias, sin nada escrito en ellas, sin dobleces, roturas o manchas. Deben estar en perfecto estado de conservación.
Las tarjetas de visita se entregan con las dos manos, y siempre por el lado del idioma de nuestro interlocutor o bien por el lado del idioma internacional común, sino las tenemos impresas en el idioma local.
Las tarjetas se leen, o al menos se les echa un vistazo, pero no se guardan de inmediato haciendo de menos a la persona que nos la entrega, como si no fuera alguien importante. La tarjeta debe permanecer inmaculada. No se escribe sobre ella, se dobla, o se guarda en un bolsillo. Si la quiere guardar debe hacerlo en un tarjetero o en una carpeta, pero no en el bolsillo.
En las tarjetas de visita los japoneses suelen colocar los datos, por orden de importancia, según ellos: nombre de la empresa o entidad, departamento al que pertenecen, cargo, nombre completo y resto de datos, dirección, teléfono, página web, correo electrónico, etc.
Este orden en las tarjetas de visita, suele ser también el seguido cuando se hacen las presentaciones personales. Ante una presentación personal se dice primero el nombre de la compañía en la que trabaja, luego el cargo y por último el nombre.
Es importante para ellos darles una cierta importancia en función del cargo ocupado; e incluso utilizar este cargo para dirigirse hacia ellos. Dirigirse como Señor Director, Señor Presidente, etc. es muy utilizado en Japón y muy reconocido por ellos.
Lo mismo ocurre no solo en el mundo de los negocios sino en la vida social, donde se utiliza comúnmente, Señor profesor, Señor Doctor, etc.
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