Muchas pueden ser las razones por las que organizar un congreso, pero haciendo un análisis previo del evento, nos puede dar los motivos por los cuales es necesario organizar un congreso y la utilidad que puede tener el mismo para los distintos campos o sectores implicados.
1. Difusión de conocimientos científicos, técnicos, culturales ...
Hay muchas maneras de difundir este tipo de conocimientos, como pueden ser revistas técnicas, artículos especializados en revistas generales, nuevos medios como Internet, o simplemente la publicación de un libro. Pero ninguno de estos medios se puede comparar a la presentación en directo de las personas que han desarrollado estos descubrimientos-avances-estudios, sus explicaciones y sus opiniones.
2. Promoción de intercambios.
La organización de un congreso, puede ser la semilla para la creación de relaciones y futuros intercambios entre profesionales de un mismo sector o de sectores distintos relacionados por objetivos comunes.
3. Creación de nuevos grupos o redes.
La reunión de un nutrido grupo de profesionales conlleva el intercambio de experiencias entre profesionales de un mismo país o de todo el mundo, la creación de grupos de trabajo y la posibilidad de crear nuevos vínculos duraderos que pueden dar lugar a significativos avances en los campos educativos, científicos, culturales ... y al enriquecimiento personal y general de toda la comunidad.
4. Organización de nuevos congresos.
Un congreso sobre cualquier materia, puede ser el punto de inicio para la consecución y organización de nuevos futuros congresos sobre la materia, bien con carácter periódico o bien extraordinarios. Se crea la necesidad de compartir nuevas experiencias futuras.
5. Capacidad asociativa.
Hay congresos cuya finalidad además de divulgar nuevos conocimientos, tiene como finalidad estimular la creación de grupos, asociaciones y organizaciones de profesionales de diversos sectores. Profesionales que no se encuentran aglutinados en grupos de trabajo u organizaciones especializadas, sino que se encuentran colegiadas en grupos demasiado generalistas. Estos congresos les ayudan a fomentar este tipo de asociacionismo.
6. Conocimiento social.
Muchas de las labores investigadoras, desarrollos nuevos o estudios, no suelen ser conocidos por la mayor parte de la sociedad ni de los medios de comunicación. Un congreso, puede servir de "altavoz" y de medio de difusión general para este tipo de conocimientos y de trabajos.
7. Fuente de recursos.
Los trabajos desarrollados en los distintos campos y materias de nuestra vida cotidiana, conllevan funcionar con equipos de trabajo, medios técnicos y materiales. Para todo ello hacen falta medios económicos. Un congreso puede ser una fuente de financiación, un modo de presentarse ante posibles inversores y un estupendo medio para conseguir donativos, esponsorizaciones y patrocinios.
Seguramente, podemos encontrar otras muchas razones por las que organizar un congreso, pero nosotros hemos dado las que consideramos más importantes y habituales.
La organización de un congreso, también supone crear un "reclamo" atractivo para los profesionales no solo en el campo profesional, sino en el campo lúdico y de ocio. Un buen hotel, una ciudad bonita, un programa de actos para el tiempo libre atractivo, etc. es buen medio de "atraer" la atención y asistencia de muchas personas.
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