Circular. Reglamentación de la correspondencia oficial con el Ministerio de Estado.

Circular reglamentando la forma de la correspondencia oficial con el Ministerio de Estado.

PRIMERA SECRETARÍA
DE ESTADO.

Circular.

Las disposiciones dictadas por la Reina Nuestra Señora, para regularizar el servicio interior de esta Primera Secretaria, requieren que la correspondencia oficial de los Agentes diplomáticos y consulares en el extranjero se acomode al nuevo orden que se establece en ella. A este efecto, S.M. ha tenido a bien mandar que se observen extrictamente las reglas siguientes, cuya mayor parte han sido ya prescritas en otras ocasiones, aunque no guardadas con la debida exactitud:

  1.º El papel que se use en la correspondencia con el Ministerio, deberá ser bastante compacto, para que la tinta no cale demasiado y confunda lo escrito por ambos lados; y su tamaño se ajustará a la marca ordinaria española, y no podrá alterarse bajo ningún concepto. El papel del presente Reglamento servirá de modelo.

(La condición 2.º se ha suprimido por Real orden de 8 de Mayo de 1876).

  3.º Cuando los Despachos ocupen más de dos hojas se coserán por el doblez del promedio con cinta de seda encarnada y amarilla, o de cualquiera de estos dos colores.

  4.º Los Despachos se escribirán con letra clara y no muy pequeña, procurándose que la tinta sea suficientemente negra y permanente para facilitar su lectura en todos  tiempos.

  5.º Se pondrá el título de cada Legación o Consulado al margen al de las comunicaciones oficiales. Estas deberán numerarse, empezando la numeración al principio de cada año, y cerrándola al fin, sin que se interrumpa por el cambio de los funcionarios.

  6.º En las copias y documentos que vayan anexos a las comunicaciones se pondrá el número correspondiente a éstas para impedir su extravío, error o pérdida de tiempo.

  7.º Cuando en los Despachos se conteste a alguna Real orden, se indicará también al margen de éstos, y en su carpeta, el departamento de la Secretaría por el cual haya sido expedida.

  8.º No se mezclarán asuntos en los Despachos, debiendo circunscribirse cada uno de éstos a un negocio solo y exclusivo de otros, aunque sean idénticos, como no tengan íntima relación y enlace.

  9.º Bajo ningún título ni pretexto se expresará en las comunicaciones oficiales u otro cualquier documento el nombre del Ministro o Funcionario a quien se escriban; sino que el membrete y sobre se dirigirán simplemente al empleo que cada uno ejerza, para evitar que la correspondencia particular se confunda con la de oficio.

  10.º Los Despachos tendrán una carpeta, en cuyo ángulo superior izquierdo se anotará su número, y al lado opuesto el lugar y la fecha; en el centro se indicará el jefe á quien se dirige y el funcionario que lo escribe; y a continuación se expresará sucintamente, pero con claridad, el objeto esencial de la comunicación, excepto cuando ésta sea cifrada o de naturaleza muy reservada.

  11.º La correspondencia de las Legaciones y Consulados de Ultramar irá acompañada de un índice de las comunicaciones que comprenda, con indicación del contenido de éstas, su número y fecha.

  12.º No se duplicarán los despachos a no ser que se tenga noticia de la pérdida de la correspondencia o cuando versen las comunicaciones sobre cosas de grave importancia y trascendencia, a juicio de los mismos funcionarios que las envíen.

  13.º Los agentes diplomáticos y consulares se abstendrán de incluir en los pliegos de la correspondencia oficial oue se dirijan a la Secretaría por el correo ordinario, más que los oficios para las Autoridades de Su Majestad y las cartas sencillas que les sean propias y vayan destinadas a sus familias o a los empleados de este Ministerio.

De Real Orden lo digo a V. para su inteligencia y cumplimiento.  

Dios guarde a V. muchos años.

Madrid 12 de Enero de 1852. (Firmado). EL MARQUÉS DE MlRAFLORES.