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Planificación del congreso. Su organización. Propia o profesional. Organizador Profesional de Congresos (OPC).

  • Los profesionales en la organización de congresos. Ponerse en manos de expertos es garantía de éxito en la organización de un congreso.

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Cada congreso, es un evento en particular, con sus propias características. Aunque se siguen pautas comunes para la mayor parte de ellos, no hay un modelo estándar en el que poder basarnos para la planificación del mismo.

En la medida de lo posible, y si no contamos con la experiencia suficiente en la organización de este tipo de eventos, lo mejor es requerir los servicios de una empresa especializada en la organización de congresos. Ellos mejor que nadie, podrán desarrollar para nosotros todas las fases del congreso desde su planificación a su puesta en marcha. A esta figura se le conoce como el Organizador Profesional de Congresos (OPC).

Por definición un congreso es:

Junta de varias personas para deliberar sobre algún negocio.

Conferencia generalmente periódica en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, etc., se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas.

El tiempo previo para la planificación de un congreso puede ser de meses incluso de años, dependiendo del tipo de congreso a organizar.

En una primera fase de la planificación deberemos definir de forma clara los objetivos del congreso, para conocer los sectores a los que el mismo puede implicar.

En esta fase de planificación además de "clarificar" los objetivos del congreso, también se establecen los principales puntos a desarrollar como son: intenciones del congreso, definición de los miembros organizadores, ideas sobre las fuentes de financiación (publicidad, cuotas de inscripción, etc.), marketing del congreso, ponentes a invitar, elección de fechas y lugar del encuentro, organización de comités, etc.

Una vez conocidos todos los puntos anteriores, debemos hacer una completa lista de todos los elementos tanto humanos como materiales que se puedan ver involucrados en la organización del congreso y que sean necesarios para el correcto desarrollo del mismo. Así, con esta lista podremos evaluar, en un primer momento, el coste tanto humano como económico del congreso, de una forma muy general (luego se entrará en mayor detalle).

Todo lo que hemos explicado en este artículo, así como lo que explicaremos en los temas que vamos a desarrollar a continuación, tiene validez también para los simposios, que según su definición son: Conferencias o reuniones en que se examina y discute determinado tema.

En otros artículos iremos desglosando de forma pormenorizada cada uno de estos puntos.

  • Alta el

    27/10/2003

    Modificado el

    21/05/2009

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