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Organización y programa básico de algunas ceremonias.

  • Esquemas básicos para organizar algunos tipos de eventos o ceremonias. Programa básico y puntos importantes a tener en cuenta.

Herramientas

Reproductor VOZ

  • VOZ Voz 


Autor y Fuente

  • Autor

    Universidad Técnica Federico Santa María.

  • Fuente

    Universidad Técnica Federico Santa María. Manual de Ceremonial y Protocolo.

 

 

Foto  gordonflood.com  Copas de cocktail.

Programas básicos para algunas ceremonias.

Los eventos o ceremonias llevan un esquema para su correcto desarrollo que puede ser más o menos extenso en función del programa. Aqui se dan los esquemas, muy abreviados, de los principales puntos del desarrollo de un acto o ceremonia.

Entrega de Reconocimientos:

  • Introducción.
  • Palabras del Rector o su representante.
  • Entrega de reconocimientos.
  • Cierre. 

Firma de convenios:

  • Introducción.
  • Palabras del Rector o su representante.
  • Palabras de representante de la contraparte.
  • Firma de los documentos.
  • Cierre.

En el caso de firmas de convenios, los documentos deben ser visados y autorizados previamente por el Secretario General de la Universidad y la asesoría jurídica de la contraparte. La Universidad debe quedar con a lo menos dos originales en su poder (uno para Secretaría General y otro para la Unidad gestora o depositaria del convenio). Asimismo, si los convenios están redactados en idioma extranjero, deben ser traducidos, de modo que se firmen las copias respectivas en español y en el idioma en cuestión. Los originales también quedan en dos copias de cada uno para la USM.

Visitas protocolares:

  • Saludo al Rector en Rectoría o Salón de Consejo Superior.
  • Entrega de obsequio y material institucional.
  • Recorrido por dependencias de la Universidad.
  • Reuniones de trabajo en la Unidad correspondiente. 

Presentación de libros:

  • Introducción.
  • Bienvenida a Universidad.
  • Presentación de la obra (puede ser el maestro de ceremonias o alguien designado por el autor).
  • Palabras del autor de la obra.
  • Cierre. 

Cócteles y recepciones:

  • Determinar número y perfl de los asistentes (considerar que de preferencia no se ofrece alcohol dentro de la Universidad).
  • Contratar a banquetero (se puede consultar a RR.PP). Se sugiere cotizar al menos 3 presupuestos.
  • Determinar lugar a efectuarse, considerando categoría de los invitados y carácter y naturaleza del acto; la capacidad de los espacios físicos de cada Campus/Sede y la cercanía con servicios básicos como; agua, electricidad con la potencia adecuada en caso de uso de hornos, ventilación óptima para no acumular olores en espacios cerrados, distancia con baños y condiciones climáticas (en caso de ser al aire libre); vías de circulación de gente ajena a la recepción, vías de escape y zonas seguras. También se debe considerar espacios para el personal de coctelería; uno para la preparación de los alimentos y otros como guardarropía y camarines.
  • Solicitar las autorizaciones respectivas y reservar lugar para ubicación de coctelero.
  • Considerar, dependiendo la hora y día de realización, la contratación de personal adicional, especialmente para aseo y ornato tanto de las dependencias utilizadas, como baños y pasillos/salas.
  • Designar a una persona encargada de entregar los espacios limpios, prolijos y dejar dependencias cerradas, luces apagadas y otros. 

  • Alta el

    09/03/2010

    Modificado el

    09/03/2010

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Citas Celebres

    • En la mesa y en el juego, se conoce al caballero. Anónimo.

Preguntas con Respuesta

    • Si un empresario, no diplomático, es distinguido por uno más Gobiernos o Instituciones de prestigio con medallas al mérito, por su actuación en beneficio de dos países. ¿En una comida de gala, puede usar, las distinciones más representativas? ¿Puede usar o debería usar? Obviamente me estoy refiriendo a una comida de gala. Gracias.

    • Si como usted nos indica la comida es de gala, y viste frac, entonces si que podrá lucir las condecoraciones (en la invitación se debe indicar frac con condecoraciones). No obstante, si la comida es de gala se suele indicar en la invitación los pormenores del vestuario. Si acaso duda, lo mejor es ponerse en contacto con el servicio de protocolo para que le aclare las cuestiones o dudas que pueda tener al respecto (como por ejemplo, si sus medallas son reconocidas oficialmente y las puede lucir en ese acto).

       

 

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